§企业微信上研发商的办公应用（第5页）

（3）财务根据审批人的意见，以及网上填写的费用单进行审核。审核过后安排资金发放和费用报销。

2．固定资产采购需关联上采购单位

我们公司曾经采购了一批办公桌椅，购买时，商家承诺5年保修，结果在第3年时就出现很多桌椅坏了的现象，由于当时经手人已离职，报销时将桌椅作为固定资产入库，根本没有留下任何采购单位的信息，所以公司只好自己掏钱找人维修。其实，在企业经营过程中，有很多采购都需要关联上往来单位，否则最后都会找不到采购单位。

在采购报销时，必须要求他关联上往来单位，否则不予报销。通过对这方面进行控制就可以解决许多隐患。

3．流程审批避免死无对证

我们公司在全国拥有1000多家代理商，经常会遇到特价申请。有一次，我口头交代商务给某某代理发一套货，出货价格是5万元，结果出库单上商务以3万元的价格发出去。最后被发现时，商务小姑娘辩解说“明明记得您交代的是3万元”。我无言以对。吃了哑巴亏后，我颁布规则，凡是我的口头授权都不算数，必须经过系统签字。自此之后再也没发生过类似事件了。

带来的管理效果：

（1）管理者可以随时随地进行审批，不用去公司，也不用在原始单据上签字。

（2）所有费用都保存在信息化系统里面，不会因为原始单据被制作成凭证而无法翻阅。

（3）费用的统计和查阅可以随时随地进行，不用问财务或进行统计，及时性大大提高。

（4）费用报销的速度大大加快，不会出现排队签字现象，更不会出现无法签字、业务无法处理的现象。

（5）避免了管理黑洞现象。如印刷一批物资，因为人员变化，印刷厂报价过高。历史报销及合作单位信息可以全部查询出来，从而杜绝了贪污及出价过高等现象。同时，合作伙伴的资料也通过报销时必须填写的资料等控制手段保存下来，从而避免了以后找不到合作单位和联系人的现象。

三、工资条：自助查询

你的员工会不会经常来问你或者财务：工资是不是发少了？事实上并没有发少了。遇上这类事情，我总觉得有点烦躁，但还是得告诉员工他的工资构成是怎么计算的。使用企业微信工资自助查询功能后，只需要财务导入工资表格，呈现如图5-37所示的效果，员工就可以自助查询，也就不会来麻烦你啦！

四、员工生日时自动提醒全公司

很多公司都会给自己的员工庆生。若以企业微信为载体，我们会采用如下方式：设定系统自动提示全公司某人生日，然后他会收到全国各地同事的祝福，这会让员工产生满满的幸福感和归属感！如图5-38所示。

对于搞企业文化比较困难的企业，庆生就是一件说大不大、说小不小的事情，有了这样的生日管家，你再也不用用心记下全部员工的生日啦。员工也会更信任你！

企业微信，为你提供诗一样的工作方式！

五、制度流程管理：不用培训，实现复制

我们公司发生过这么一件事：

有一位新员工是退伍军人，为人很讲江湖义气。第一次出差就碰上代理商开客户研讨会，由于会议结果比较好，他有些兴奋，就做了两件事：自己和酒店结算了所有会议费用，并邀请大家晚上一起聚餐。回到公司报销时，他被卡住了，因为这些费用统统不属于我们公司该承担的范围。他花了2万多元，不报销肯定不行！最后的结果是，对员工进行说服教育，告知他以后应先了解公司制度再按制度办事。

员工因为不了解制度而办错事的案例比比皆是。这是企业管理在制度执行层面不尽如人意导致的。要么没制度，要么虽有了制度但员工还是不清楚，员工总是在犯错之后才知道制度。

比如，员工经常问财务和上级如下问题：出差补贴的标准是什么？发票怎么开？报销找谁签字？工资什么时候发？上下班时间是什么时候？个人所得税怎么扣？考勤怎么奖罚？请假怎么扣？

你会发现，员工有无数个问题！被这些问题包围后，财务和上级管理者只能成为“回答制度的机器”！

应该如何把公司制度梳理得更清晰，如何让员工自助查询和遵照制度执行？

方法很简单，把制度形成文字，然后分类归档，如图5-39所示。

无论是出差费用报销标准还是转账打款标准，都可以通过微信或手机直接查看，比如出差标准是多少、报销流程是怎样的；一旦制度有调整和更新，也可以第一时间发送更新公告，通知到每一个人。

各种制度的规范是公司治理的基础。比如，让新员工知道上下班时间、发工资时间、开会规定、所得税算法等与他们相关的小问题，公司就会治理得更顺畅。就好比柳传志所说的，撒上一层土，夯实，再撒上一层土，再夯实。企业治理就是这样的，发现一个问题，就规范一个流程，企业治理慢慢就能实现标准化了。

其实管理本无大事可言，只因小事变烦事、烦事变大事而已。

——一言先生

传统制度流程的劣势：

●制度流程都在财务或行政那里，他们整天在回答制度问题；

●一旦制度有更新，需要将其重新打印，其他人也无法随时了解制度更新情况。

六、知识管理：知识复制标准化

前面章节写到“让业务人员如流水线一般生产出来”，但那只是针对业务流程而言的，至于业务员应按照怎样的方法和步骤开展工作，以及对顺利开展业务所需要具备的知识，并没有提及。

中小企业没有健全的人力资源部，很多时候是师傅带徒弟的模式。人带人，累死人，一代不如一代人，最后只会像刘备一样后继无人！

让我们检视一下自己的公司：新员工进公司之后，是自生自灭，还是师傅带徒弟，或者是靠系统去培养人？

很多新员工试用期还没结束就成为老油条！为什么进公司时**万丈，没几天就没有活力了呢？公司曾经有很多业务高手，为什么都没有一代一代传承下来呢？