细节34 如何从细节入手降低成本（第3页）

特别提醒

充分利用电子邮件和互联网来进行企业内部信息的发布和传递，实现无纸化办公。以下提供几种适合在企业内部以电子邮件的形式或者张贴在内部网站来发布的信息：

·员工的工资单；

·每周的工作报告；

·合同模板；

·产品介绍、价格表和报价；

·工作建议；

·工作申请；

·时事通讯、公告和通知等。

3．计算机硬件

在当今技术快速发展的时代，想要赶上技术发展的潮流不仅不是件容易的事，而且也没有必要。当采购高科技办公设备时，没有必要一味追求最先进的性能。虽然计算机世界讲究速度，但你不一定需要。你的文件是在一眨眼的工夫，还是眨眼时间的千分之一打开或保存，这对你来说并没有太大的分别。事实上，只有在付钱的时候你才会注意到它们之间的差别。

特别提醒

将办公室内的所有电脑设备都连接电流保护器，可以保护电脑硬件不被烧坏。

4．计算机软件

有一种合法的手段，可以不花或少花钱弄到成百上千有用的计算机程序。很多生产软件的公司不愿意花上千元为他们的产品做广告。因此在推广他们的程序时采用了“共享”方式。花一张磁盘的价钱，你就可以在一段时期内使用成打的共享程序。其中包括各种各样的商业软件，从文件发送和文字处理，到数据库和财务专用软件包。

另外，无论是只有几个人的小企业还是跨国大企业，都应该避免因为计算机停工而造成的生产损失。以下几个方法有助于避免因设备发生技术故障所造成的损失。

（1）安装杀毒软件。在所有的电脑上都安装杀毒软件，并及时更新。杀毒软件是防止网络病毒分割的最有效的工具之一。

（2）随时保存文件。每隔几分钟就保存正在编辑的文件，这样可以防止因意外事件而导致的电脑意外关闭、文件丢失的情况发生。

（3）备份重要文件。企业里的每名员工都应该养成每天及时备份重要工作文件的习惯。如果某项工作特别重要，那么与该工作有关的文件备份次数应该更多一些。在硬盘和移动硬盘上同时保存是明智的做法。

（4）密码保护。为电脑和重要机密文件设置密码，可以限制别人的访问。设置权限密码，限制访问权限，可以有效提高计算机的安全性。

5．外援

现代企业除了自己的核心业务和资源以外，只要符合经济合理性，很多附属、支持业务都可交给外部人员来做。如果在你的帮助和鼓励下，甚至可以让公司内的这部分人组建自己的公司并投标这项合同。这样安排可以使你在仍旧享用专业服务的同时降低成本。你的员工也由此获得摆脱失业阴影的机会，组建他们自己的企业。

四、电脑真的有用吗

现在，电脑虽然渐渐普及，但许多管理者都是在个人电脑普及之前接受的教育，而且他们被超酷的电脑功能搞得晕头转向，甚至因此而放弃了对电脑采购的监管，把购置电脑的决定权统统交给了信息或采购部门的主管和具体的电脑使用者。这样一来，对电脑的开支就失去了控制。

当然，许多电脑的购置是合理的，但更多的却不是。一个好的、追求利润最大化的主管必须对此负起责任。另一个巨大的成本问题是你的电脑系统的利用率，尤其是个人电脑。现如今，在我们身边的很多大企业和小公司，所有雇员每人守着一台电脑，有些雇员经常用这些电脑，他们需要，但其实更多的人都不是必需的。

五、把钱用在刀刃上

俗话说：“好钢要用在刀刃上”。我们办企业时，也要本着这一原则，把钱用在最有效果的地方。

每提出一项开支的申请或预案，都要问如下几个问题：

（1）这笔钱花出去有什么效果？

（2）由谁花？

（3）怎么确保效果？

（4）达不到效果追究谁的责任7

．如果回答是这笔钱不产生效果，或是产生了企业不需要的效果，那么企业管理者就不应该批准这项支出。

在问上述问题的同时，管理者还应该考虑：能不能用其他方式来达到同样的效果，如果能，哪一种方式才更能节省支出？

没有充分的理由、良好的控制、明确的责任和量化的结果，就不要随便花一笔钱。因为钱一旦花出去了，再想追回来是不太可能的。所以，企业在支出成本时一定要追究：是不是按规划中的时间和数额实现了回报。这种回报必须在价值上超出成本，并对企业的目标有利。你的目标应该很明确：不断巩固和发展在行业中的领先地位，获取更多的优质资源，以此为手段为投资者创造尽量多的利润，至于花钱摆阔、获取虚名，绝对不应该被允许。

六、精细的财务管理

作为企业的管理者，你不但要随时知道公司花出了多少钱，花在什么地方，谁在花，还要知道非常细节的方面。所有产生支出的项目都已被财务人员整理好，如人工成本、房租成本、折旧成本、办公成本、采购成本等。只要你想了解某人一年来用了多少纸，或是公司一年来每个星期的“打车”费用，在五分钟内财务就能送来资料。不合常规的瞒报虚报，都能在资料上显示出来。