第五节 公共图书馆团队建设（第2页）
⑤技巧性讨论。讨论是将观点充分撞击，最后形成一个较为统一的认识和观点的过程。现实工作中，有些团队需要应对一些下结论、做决定或定计划等实际事务，技巧性讨论这一团队学习方式就显得非常有效。它的技巧要素主要包括：注意自己的意图，确定在讨论中希望达到的目标；兼顾主张和探询，注意自我反省；措辞准确，表达清晰；找到大家争执的焦点，寻求解决的办法；聆听别人的看法，对新观点持开放的态度，用别人的观点来看问题。
⑥深度会谈。这种方法是由美国量子物理学家鲍姆提出来的。[23]深度会谈是每个成员谈出心中的全部设想，进入真正交流思考的境地，以获得独自思考无法达到的见解，使团队智慧超过个人智慧的总和。这种团队学习方式常用于探讨复杂的问题。深度会谈的过程，是每一个人畅所欲言、充分表达自己意见的过程。大家以多样的观点探究复杂而重要的议题，每个人先暂停个人的主观思维，“悬挂”起自己的假设，彼此用心聆听，不断地接受询问与观察，并自由地交换各自的看法，使每个人看到自己没有看到的本质和更深远的东西，形成更高层次的共识。
3。项目团队建设
项目是一个组织为实现自己既定的目标，在一定的时间、人员和资源约束下，所开展的一种具有一定特性的一次性工作。[24]公共图书馆的项目团队是为完成某个项目任务、共同承担项目责任而集合起来的一群全职或兼职的馆员临时组织，在管理上往往采用项目负责制，即以项目的策划到实施的全过程为工作核心，以项目预期目标的实际完成情况为考核内容，根据考核结果对项目负责人及项目团队予以评价和奖惩的一种管理模式。[25]
公共图书馆管理者可在现有组织框架下，引入项目制的管理方式，将工作组织成项目，建立各种项目小组（团队），鼓励馆员主动提出项目，并参加与本职工作不同的项目小组，在不同的专业领域中寻求自我突破与超越，培养不断接受新挑战的意愿，发展兴趣，开发潜能，在工作中学习，在学习中工作。从人力资源管理这个角度看，项目小组是另一种形式的学习型团队。通过项目小组既可以完成项目任务，又可以使一批馆员在完成项目的过程中，增强自我学习的动力，获取项目小组中其他成员的隐性知识。
（1）实行项目负责制的优点。公共图书馆实行项目负责制，最突出的优点就是整合优势资源，工作机制高效灵活。项目负责制不同于传统的垂直性部门负责制管理模式，它注重横向间的联合。项目任务开始时，抽调相关部门的业务人员组成项目小组，并充分授权给项目小组。每个项目由临时任命的负责人实施计划、组织、控制和协调。项目任务完成后其成员又各自回到自己的部门或岗位。项目组的人员组成突破了图书馆部门的范畴，不再隶属某个具体的部门，而是强调对在项目中承担的任务部分负责。这种扁平式的组织管理模式提供了一个跨职能部门、多项目同时运作的解决方案。对于图书馆需多个部门合作、工作量大、技术复杂、规范性强、时间紧迫的任务而言，可以较好地协调理顺各种关系，整合各方面的优势资源，集结适当的人做适当的事，缩短工作任务的完成时间，不失为一种高效灵活的工作机制。公共图书馆常常将它运用于数字化服务与建设以及重大读者活动等领域。例如，苏州图书馆“古籍数据库开发”项目、广州图书馆“信息咨询服务”项目、湖南图书馆“寻找城市记忆”活动项目等。
（2）组建项目团队的作用。公共图书馆组建项目团队，除了具有前述的增强凝聚力、提高学习和工作效率的作用外，还有利于促进图书馆人才队伍建设。团队具有不断地进取和创新精神。团队成员通过持续地学习为达成目标所需的知识和技能，能使自身的能力在短时间内得到迅速的提升。一个项目不管大小，都依赖一整套科学的知识体系和管理方法来开展工作，因而能够充分锻炼和培养基层管理人员和业务骨干。一个项目的完成必须依靠项目负责人和成员之间的勤奋学习和通力合作，对项目负责人的协调能力、计划能力、控制能力、总结概括能力和业务技术水平都是一次全方位的锻炼和提高。将一个项目交给一位普通的业务人员去管理，也许从此就培养和发现了一位能干称职的业务骨干。多个不同项目确立乃至完成，就能锻炼和培养出一批业务骨干和基层管理人员。同时，项目团队建设也为有不同特长的专业人员提供了一个展示才华的舞台和动力，在合作中，更容易发掘馆员的潜能，培养馆员的交流能力、文字能力及创造能力，促使他们快速成长为懂运作、善策划、勇创新、能开拓的新型图书馆人才。
（3）高效的项目团队的建设。项目团队整体的专业技能、经验、知识和素质程度的高低及协作能力的强弱，直接关系到项目结果的好坏。项目获得成功需要一个高效工作的项目团队，而要使项目组建设成为一个高效协作的团队，必须做到以下几点。
①确立共同认同且明确的目标。高效团队必须具备全体成员渴望实现且富有意义的目标。首先，这一目标应该具有足够的吸引力，能够引发团队成员的**，让团队成员凝聚在一起，并使大家能为之共同奋斗。其次，团队成员都要十分清楚并且从心里接受、认同这一目标，这种对目标的认同感可以激发团队成员将其所有的能力投入到工作中，为团队目标的实现作出奉献。
②合理的分工与协作。完成团队的目标需要所有成员的相互配合。因此，在目标确立之后，必须明确各个成员之间的相互关系。首先，项目负责人和项目组成员之间不是领导与被领导的关系，因此他们之间必须形成紧密的团结协作的关系。高效团队的项目负责人往往是担任着教练的角色，为团队提供指导与支持。其次，在项目实施过程中，每个人的行动都会影响到其他人的工作，因此每个成员都应该明白自己的角色、权力、任务和职责，明确为实现项目目标而必须做的工作及其相互间的关系。在项目团队建立初期，团队成员花一定的时间明确项目目标和成员间的相互关系，可以在以后项目执行的过程中避免因分工不清而造成的工作效率低下。
③具有高度的凝聚力。团队对成员的吸引力越强，成员遵守规范的可能性就越大。一个有成效的项目团队，必定是一个有高度凝聚力的团队。在这样一个集体中，团队成员经常会不由自主地流露出一种团队的自豪感，会自觉地、积极热情地为项目成功付出必要的时间和精力。影响团队凝聚力的因素主要有：团队成员的共同利益、团队的大小、团队内部相互交往及相互合作。团队规模越小，彼此交往与作用的机会就越多，就越容易产生凝聚力；经常性的沟通可以提高团队的凝聚力；项目目标的压力越大，越可以增强团队的凝聚力。另外，团队凝聚力的大小也是随着团队成员需求满足的增加而加强，因此，在形成一个项目团队时，项目负责人需要为最大限度地满足个体需要而提供各种保障。
④团队成员相互信任。成功团队的一个重要特征就是信任，一个团队能力的大小受到团队内部成员相互信任程度的影响。在一个高效的团队中，成员之间会相互关心，承认彼此存在的差异，并乐于接受他人的意见。在任何团队工作，都会有不同意见，项目负责人要鼓励团队成员将其自由地表达出来，大胆提出一些可能产生争议或冲突的问题，树立信任，通过建设性的、及时的反馈积极地正视问题，通过公开交流、自由交换意见等方式来推进彼此之间的信任。
⑤能够有效地沟通。一个高效的项目团队通常要进行开放、坦诚而及时的沟通。团队应拥有全方位的、各种各样的、正式或者非正式的信息沟通渠道，要擅长运用会议、座谈这种直接有效的沟通形式，从而保证沟通直接高效、层次少、基本无滞延。团队沟通不仅是信息的沟通，更重要的是情感上的沟通。每个成员不仅要具有很好的交际能力，而且要拥有很高的情绪商数。团队内要形成融洽的氛围，每个成员愿意交流信息、想法及感情，愿意接受彼此的反馈及建议性的批评。成员能成为彼此的力量和源泉，而不仅限于完成分配给自己的任务。
⑥成员得到充分的授权。成员得到充分的授权，是高效团队的一个显著特征。在高效团队中，成员的能力会得到团队领导的肯定，并依据其能力大小授予相应的职责和权力。在这样的团队中，让人容易感觉到一种自主、充实的轻松气氛，成员们可以自主地参与团队的决策和管理。同时，在授权的过程中，成员们得到了多样化技能的培训，这将有助于提高成员的工作满意度，激发成员的积极性和创造力。
案例5。4湖南图书馆的“寻找城市记忆”活动项目
2008年3月，湖南图书馆以纪念长沙文夕大火70周年为契机，与社会力量联合举办了“寻找城市记忆”读者活动。
一、“寻找城市记忆”项目设计
作为一个以项目而开展的读者活动，“寻找城市记忆”项目设计以设定一个环境、创建一个中心、搭建一个平台、寻求社会合力为活动核心。面向热爱长沙这座城市的所有市民，设定一个寻找历史、触摸城市文脉的环境，通过活动，使那些正在逐渐消失的历史记忆和文化遗产能够重新焕发出它们本应具有的价值，从而唤起大家对城市的热爱，进而自觉地保护和珍惜；搭建一个开放、参与、互动的平台，读者、图书馆、社会三向互动，形成一个读者主持、读者参加、读者和社会共同评议的活动机制；并以网络为召唤、召集的工具，比如QQ群，实体图书馆为活动联络场地，论坛为体会分享、成果交流、活动建议之地；寻求社会合力，与社会力量一起共同打造图书馆活动，同时联合媒体，借媒体宣传优势造势，宣传寻找活动也宣传图书馆。
二、“寻找城市记忆”项目运作
（一）项目运行机制
“寻找城市记忆”活动成立了专门项目组。项目负责人牵头，从不同部门抽调5名工作人员具体负责活动的策划、组织。馆员既是活动的组织者也是参与者，工作职责就是保证此次活动的顺利开展。
（二）项目任务
寻找城市记忆活动内容涵盖与长沙城有关的近现代建筑、人文、街区、文化等。主要流程为：宣传招募，报名分组；各组自选目标，实地考察；小组交流，轮组演讲；文字成册，图片办展。活动任务分为两个层次：总体任务和主题任务。总体任务是对寻找城市记忆活动纲领性的把握，分为三个部分：城市记忆资料征集、城市记忆寻访活动、“城市记忆”图片展；主题任务主要体现在总体任务的具体实施中。比如，寻找城市记忆中的“人物寻访”“街道、古建筑寻访”“古树、古井寻访”等。
（三）具体实施操作
（1）制定活动方案。项目组采取民主讨论决策方式，安排每个月的整体活动和单次活动。由组员提出活动设想，通过讨论，形成决定。组员与组员之间是合作关系，而非领导与被领导关系，充分发挥民主机制，激活个体思维。（2）采用分主题负责制。即由1～2人担任单次活动主持人，具体负责分主题活动的确定、方案的撰写、活动的宣传、人员的组织、现场的协调及后期的成果整理等事宜。分主题负责人可以是图书馆工作人员，也可以由社会人员担任。（3）宣传跟进。定期制作大幅活动宣传喷绘，向读者发布活动公告、推介活动简况；印制活动宣传单、活动名片向市民发放；利用网络论坛宣传，并组建4个活动QQ群进行推广、交流。合作媒体星辰在线星辰社区专辟“寻找城市记忆”板块，并通过星辰在线新闻中心发布活动相关新闻、通知。（4）活动碰头会。为了增强活动凝聚力，增强参与者的参与感与主动性，“寻找活动”不定期组织召开活动碰头会，回顾寻访经历，畅谈寻访体会，讨论活动得失。（5）组织与活动相关的文史讲座。邀请专家举办相关讲座，例如“长沙历史街巷寻踪”“血火长沙——1938年长沙文夕大火及其历史教训”“掌故长沙”等。
三、项目效果
（一）扩大了图书馆与社会文化交流的深度
截至目前，“寻找城市记忆”已开展各类寻访活动30多次。活动参与者来源广泛，培养了一批高忠诚度的核心读者，扩大了图书馆与社会文化交流的深度，突破了图书馆办馆模式，延伸和拓展了图书馆的服务内涵。同时还活跃了湖南图书馆网站论坛，增加了网站的互动及网站的访问量。“寻找城市记忆”活动的网上大本营湖南文化信息网“湘土论坛”自2008年3月份开坛以来，访问人次达144892，发布帖子2475个；湖南图书馆网“读行论坛”2008年3月份至今，访问量达1493426人次，发帖数达7589；星辰在线“寻找城市记忆”版块帖子总浏览量超过20000，4个活动QQ群总人数近300人。
（二）受到媒体广泛关注，社会知名度提高
“寻找城市记忆”活动受到媒体持续、广泛关注，省市级3家平面媒体进行了多次报道，两家网络媒体进行全程报道，两家电视媒体进行了采访报道。腾讯、网易、中新社、湖南新闻网等众多知名网站多次转载活动新闻。通过大众传媒的宣传报道，图书馆行业形象大幅提升。
四、项目评估
（一）活动模式的创新
“寻找城市记忆”活动突破了以往活动由图书馆一手包办的模式，图书馆通过提供给社会一个文化平台，发动和积聚社会的智慧和力量，共同开展活动。活动还跳出了集中举办、短期内结束的窠臼，延续性不断增强，朝着长期化、定期化、系列化的方向发展。
（二）实体与虚拟图书馆2。0社区的构建
随着“寻找城市记忆”活动的全面铺开和深入开展，活动作为聚合器的功能不断凸显，吸引和汇聚了来自社会各个阶层，年龄、文化层次各异的人员。通过现实的沟通与网络上的互动，馆员与读者建立了一个基于社会认同与共同维护的实体与虚拟相结合的图书馆2。0社区。人们通过现实交往、网络论坛和QQ群等交流互动，建立了稳固的人际关系，活跃了图书馆的公共关系网络。
资料来源：赵惠。试论项目制在公共图书馆读者活动中的运作——兼“寻找城市记忆”活动案例分析[J]。农业图书情报学刊，2009（1）：121-123。
（二）志愿者团队建设