§一控局先控己对你的权力负起责任（第6页）

（11）将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来

最近的办公自动化设备，大多具备便捷的功能，复印机自动送稿，即为功能之一。因此，不必再费事地一张张换稿，一次次按键。即使不在一旁看着也无所谓，可以大大地节省人力与时间。

可是，这种精心设计出来的功能却出人意料地并未受到广泛的应用。其原因之一在于原稿的纸张大小不一。例如，在公司内部报表文件上经常可以发现，文章是打在A4的纸上，而图表资料纸是B4大小。即使只有一张大小不一，自动送稿功能的威力，也要大大减小了。因此必须首先统一资料等所有文件的纸张大小，不只是复印上，在各方面都将大大提高效率。

（12）及时编制“实用工作手册”

不管做得多么完整，“工作手册”也会有所遗漏。一种文件写法虽然已考虑到种种情况，但为了应付特别的情况，就必须采取相应的做法。

因此明知不够完整，还是编制工作手册，将其当成“试金石”。一旦工作上发生困扰的问题，就立刻追加、修正工作手册的内容。这样日积月累就能完成一本“实用工作手册”，发生任何情况都能从中找到最有效率的解决方法。

（13）采用高尔夫球记分法，随时随地记下备忘录

即使身边没带公文包，也能立即记下备忘录。很多业务员也都应这样，随身携带笔记簿，不过，如果采用这种方法，随时随地都可迅速地记下备忘录。

在工作中，写公文、写书信占了相当大的分量，不过毕竟是本行以外的副业，如果不讲求工作效率，一定会影响到业务的进度。要提高写稿的工作效率，必须放松心情。如果一开始就想写出完美无缺的作品，终究只会写一字涂一字，写一张撕一张，所以不如随着思路先打个草稿，然后再加以修改。

高效率的最大敌人就是拖延。领导者只有战胜拖延才能取得自我控制的成功。杰出的领导者在战胜拖延上总是能找到最好的方法：

（1）建立短期目标

通过建立短期目标，开始启动你前进的发动机。为自己建立一个十分钟的目标，再用十分钟为使自己更接近目标而行动。就这样简单地去做，立刻能产生结果的行动会带来极大的动力。如果你认为十分钟的目标还是太难以见到成效，你可以为自己建立五分钟的目标并且努力去实现。你可以建立一分钟见成效的目标，甚至于建立一个唾手可得的目标！比如说，伸手捡起一支钢笔。然后是下一步，拿一些纸张。然后开始动笔写。任何水平的行动都可以，只要具有创造动力，当你开始做出行动的决定并付诸实施时，这些动力就犹如加足了燃料的列车一样推动你呼啸前进。

如果你感觉到自己拖延的毛病有点故态复萌，就迫使自己做点什么事——任何事都可以。当你完成这件事后，行动的结果又会给予你继续前进的动力。只要开始行动，你就能够在行动中大有所获。众所周知，牛顿的第一运动原理是物理界最有建树的科学发现，这个原理解释了运动的物体保持运动状态的道理。这条物理法则同样适用于社会科学，当人开始行动以后，他们会发现自己能够比较容易地继续保持行动状态。

（2）在心中设立一个时限

市场销售人员为了刺激消费者尽快购买，都会为推销的产品设立一个截止时间。你在采取行动时也可以这样做，为自己设立一个假设的最后期限。思考一下你的人生要完成什么样的目标，然后假设自己只有一年的寿命。把这种假设尽量想象得真切一些，让它成为驱使你行动的强烈动力。如果一年还让你感到来日方长的话，那就设想自己仅仅剩下六个月的生命了，甚至仅仅只能存活一个月了。事实上，我们谁也不清楚自己的生命究竟会在什么时候结束。这种对生命期限的茫然无知，竟然让我们产生死期无限遥远的错觉。而生命本身却一如既往地飞逝而去。把自己置于一个想象的有限时间状况中去，权衡、把握、珍惜每一天，每一个月。时不我待，现在就开始。

（3）设定固定的行动时间

你应该促使自己在每一天或者每一个星期，确定一段固定的时间完全奉献给你生活目标中的事情。时间的长度应该予以选择确定，比如说一个小时，在这个时间里，不要让其他任何事情或任何人侵扰影响你。你将会发现，在这段特定的行动时间里，你正在一步一步接近你的目标。

许多成功人士都在自己每一天里挤出一段固定的时间集中精力用于自己特定的目标。卡尔一直苦于没有时间去管理自己的投资。后来他决定每天拿出三十分钟，每天下午的三点到三点半专门用于打理投资情况。几个月后，他的投资收益有了明显的改观。他对朋友说，他每天投资三十分钟的时间为他带来了丰厚的投资回报。无论你的目标是什么，设定一段固定的行动时间，有助于你的事业发展。

（4）向那些你信得过的人寻求帮助

在遇到障碍时向朋友求助，不但能更有效地清除障碍，还能提高自己的士气，加快你达到目标的速度。或许你可以请求他们以不断鞭策的方式给予你帮助。比如说，你要求某个关系密切的朋友每个星期都让你就你的计划进展情况向他汇报来予以监督帮助，你也可以要求你所爱的人在你开始懈怠时给予你温馨的提示和激励。但是切忌与那些对你的目标毫不关心或毫无关系的人去讨论你的目标。耽误行动而去做太多的讨论只能使你的意志消沉，进度放慢。

每一个能够提高前进能量的建设性想法都应该被采用。成功人士就具有立即抓住这种力量并把它用于工作中的能力。当一个想法或主意产生时，他们立即采取某种积极的行动，有效地利用由这个想法或主意产生的能量。在你有某种积极的想法时立刻把握住时机。每时每刻都把这种能量用于自己向目标的行进之中。稍有迟疑，力量就可能会稍纵即逝。

（5）用适当的词语激励自己

激励词语蕴涵着能量，因为它们意味着我们把自己的想法意念转化为实际行动。在《圣经·创世纪》中说：“开始是语言”。这不是一种简单的比喻。《圣经》中还引用耶稣的话说：“难道你不知道自己是神吗？无论你把自然力量之源称为上帝，还是自我的升华，抑或归结为某某世界中的某种终极力量，事实却是，我们每一个人都被赋予了一种通过我们自己的誓言来创造我们的未来的力量。”

避免拖延和适当拖延是两个不同的用时原则。如何运用，因人而异，也因事而异。

一般的时间管理专家都主张随即处理的原则。凡是决定要做的事、需要处理的工作，立刻动手去做，一次做完。是卓有成效的工作习惯。这样省去了记忆或从头再干的重复性时间，更大的优点还在于，随时处理完手边的事情会令人心情轻松。遇到需要交涉的问题马上登门拜访，就不会被竞争对手抢去订货，有信件需要回复时，读完原信马上写回信，否则就得再一次读原信，今天必须交的报告不要拖到明天，不然就会给别人留下拖拖拉拉、无效率的印象。

爱拖延的人总能找出拖延的借口，比如“时机不对”、“现在太忙”、“没有时间”、“等有大段时间就能做得更好”，等等。但是，往往习惯和思想才是造成拖延的真正原因。一旦形成了某种习惯就很难改变。一个拖延成性的人总是把事情推到明天，推到以后，结果就是什么事都没有做，一事无成。

应该意识到，拖延问题并不能消灭问题，却会使麻烦越积越多，最好的办法是马上启动。随时提醒自己：不要被惰性所控制。如果工作太复杂，庞大无比，可以将其分解为许多小工作，立即着手处理其中的第一项并坚持下去。如果一件工作令你烦恼，最好的办法就是赶紧解决掉它，留出一段时间，半个小时或者一个小时，解决一件麻烦事，你一定会为自己的表现感到满意。

但是，应该指出的是，对某些人来说，适当拖延却是提高效率的一种办法。许多人都承认在压力之下表现最好。“不能再延迟了！”“必须在今天晚上做好！”这种压力使得心智高度集中，精力旺盛，创意的灵感涌现。一个好的新闻记者常常能在最后几分钟写出给全世界看的优秀报道。他们之所以能做到，是因为他们必须做到。所以，有些人在某些时候把问题“留到最后”反而能够提高效率。

但是并非所有的人都适合这种方法。美国效率专家尤金承认，他见过一些最好的报告是学生熬一个晚上写出来的，事实上，有些最糟的报告也是这样写出来的。压力会使一些人精神抖擞、灵感涌现，也会使一些人焦灼不安，心神不宁，难以静下心来处理任何事情。如果你是后面这类焦虑型气质的人，就要避免拖延，及早动手。

以高效率来做好工作，是领导有效自控的标志之一。领导的高效率可以带动员工的高效率，这使得领导能够更容易控制整个局势。

7。必须改变不良的习惯

人并非生来就具有某些恶习和不良习惯，而是后天慢慢养成的。领导也并非都是十全十美，他们总会有这样或那样的缺陷或不足。有些缺陷虽然不好，但它们可能无碍大事，不会产生直接的冲突和严重危害；而有些则是领导成事的大敌。对于这些缺陷或不足，只要了解了，并有意识地克服，并非难事。

这些类型的人虽然使人厌恶，但其中却不乏成功的人物。原因是他们很了解自己，而且这些鲜明的个性对他们的事业并非阻碍，反而是一种助力。

但也有那些个性较为温和的，他们性格上的缺点看来似无大碍，但事实上却严重阻碍了事业的发展。以下四种类型的人正是这样：

（1）以暴露自己缺点为荣者

在许多公司都会遇到这种人。他们过分轻信自己的直觉，自我感觉良好。对于自身存在的不足，经常挂在嘴边，生怕别人不知道，以此来表白自己是多么地严于律己，多么地敢于自我剖析。美国犹他州的一家体育用品公司的经理，是一位出色的推销商，待人热情周到，对部下关心体贴入微，能力强，善于开辟多种业务。

但他有两个最大的缺点：多话及爱管闲事。最奇怪的是，他虽然自知其缺点，却仍然津津乐道，并自以为有趣。

这种“你看我有多糟”的态度总有一天会影响他的前途，最后总会有人不想“看”这些缺点，而更糟的是，很可能因此而把他整个人都否定了。