§一控局先控己对你的权力负起责任（第4页）

现在，假定你的一天是一个箱子。每一个主要的项目、任务、优先事务就像是一个保龄球。它们都是大的、重的，都需要一定的空间。当装满之后，你无法将额外的一个保龄球放到这个箱子里；但是却可以把许多大理石小球撒到这些保龄球之间的空隙里。你无法承担任何一项额外的主要任务，但是你却可以通过利用大任务之间的空隙来完成那些小的、烦人的，但确实是比较重要的小事情。

你可以使你的每一天更有效、更令人满意，如果你能够抓住每天的小机会的话。它们不会大喊着出现，所以你必须时刻留心，否则它们会在你不经意之间溜走。这些空隙的时间被称作“中间”时间。

你是否在电话上面呼叫某个人后立即挂上呢？是否曾经有一个会议预定10：00点开始，而到了10：15却仍然没有开始呢？是否在午餐之前刚好完成一项主要项目呢？是否坐在大厅里或者等待室等候你的约会呢？

单个的5分钟或者10分钟也许微不足道，但是，在把它们加在一起之后，将变得强大无比。那么你每天有多少“中间”时间呢？10分钟？20分钟？30分钟？如果你每天浪费30分钟，那么，你一年内将浪费掉15。8个工作日！那是超过3个星期的时间啊！如果你每一年多了2个星期的工作时间，并且是在不影响你的假期计划和正常工作的前提下，那么，是否你将会有可以更好地控制自己生活的感觉呢？这是否可以增加你的组织的价值呢？

为了重新控制你的“中间”时间，你必须进行计划，并且随时做好准备。

制定一份行动计划的最佳时间就是——现在！哪些是那些小的行动，没有确切的截止日期，却可以放在“中间”时间里完成？这里有一些建议。

·及时回复电话。

·在那些已经打印出并准备寄出的信件上面署名。

·在你的办公桌上面放一个文件夹，并阅读一些文件。

·整理你的办公桌并把所有的东西放在合适的地方。

·如果需要的话，重新审视你的行动目录并且重新排列

它们的优先次序。

·更新你的等待处理事务目录单。

·检查你的信件。

·写出一个便条或者备忘录。

·放松！调整呼吸！

问题是，许多人随意地浪费自己的时间，而在其后却对浪费的时间有负罪感。做出坚定的决定，即完成上面的每一条（包括放松），时间就不会那么容易地被浪费了。必须制定计划！

充分利用这些小段的时间是非常值得的。记住：长时间的小改变就可以产生大的不同！

其实，即使那些最忙、备受时间压力的人也会浪费许多时间。他们并非故意如此，多数情况下是完全没有意识到这一问题。多年来已经养成的工作模式，其中有很多陋习，随时在吞噬着你的时间：你的办公桌缺乏条理，要找一份文件就花费了数分钟；你和一位同事不期而遇，扯了许多无聊的废话；你把三分之一的时间用于各种会议，但有些会议却没有什么价值；你对一件难办而又不得不办的事情优柔寡断，磨磨蹭蹭，拖延了很久；你要约会一位重要人物，但对方不守时让你白等了20分钟；正专注于某项工作被突然来访者打断，再集中起精神返回原来的思路又用了十几分钟，或者，你花费很多时间去处理琐事……

如果你正存在这类问题，而你又希望提高工作效率，那么，不要让懒于改变现状的惰性控制你，立即着手改变你的工作习惯。一旦形成了良好的工作方法的模式，就可以在相当长的时间里利用它，只要按具体日程做细微改变就可以了。这是一项十分有益的工作。

为了更客观地了解现状，首先要对你的工作方式、利用时间的模式做一个检查。为此安排一周的时间就足够了。从早晨起床到晚上休息，把所有的行动都丝毫不漏地记录下来。为了简化记录，你也可以只调查上班的这一段时间。如果你能根据自己工作的特点准备一些表格，调查起来就十分简便了。你可以参考下面的表格。

要把时间调查表放在最方便拿到的地方，随时记录，如果把一天积累的所有事项再回忆起来，就难免会有疏漏。不要遗漏发生的特殊事情，以便于寻找工作的规律性，为以后做工作计划更为切实可行提供帮助。时间调查表的内容力求客观准确，分析这些问题才更有价值。

随着你对工作情况的了解，你自然会对时间利用的方法变得格外重视。把每一项工作所占用你的时间作一个统计，看你在处理问题、进行工作上面使用了百分之几的时间；在不太重要的工作上花费了多少时间；用于会议的时间有多少，你又用了多少时间在会议的计划和准备上；每天处理信件花多少时间，而处理必不可少的必办信件又花多少时间；在部下委托给你的工作上又花了多少时间……你是否一到单位就看报纸，而报纸内容又与工作无关？你是否过多地出席了对工作不起任何作用的会议？你是否喜欢跟别人聊聊天，说些没有必要的话而浪费了彼此的工作时间？你是否把别人能干的工作都留在自己手中亲自处理？

对时间的使用有所了解，你才能找出时间浪费的症结所在。从而采取更良好的工作模式。

另外，在今天，领导者工作时来自各方面的打扰几乎已成为工作的一部分，完全避免是不可能的。但是，频繁的干扰会打乱你的工作日程安排，使你无法按计划完成任务，使日程表流于一纸空文。当你专注于某件工作时，干扰会分散你的注意力，半途停下来的工作再拿起来，一般的人都需要一些时间集中注意力，回顾前面一半工作的过程和内容，才能返回原来的思路接着干。这也许就是你的工作效率低下的一个重要原因。为了提高工作效率，必须设法减少干扰，起码是减少、甚至避免在做一项重要性、关键性工作的时间里被打扰，将其负面影响减至最低程度。

造成大多干扰的原因，有一部分可能源于你自己。比如，你正埋头于一件重要的报告，有下属叩门求见，你虽然不太愿意中断手里的工作，但考虑到身为领导，有责任为部下解决问题，并且顾忌到平和、与群众打成一片的领导形象，或者你喜欢参与每一件事，你就让他进来，讨论了半个小时。很多领导都喜欢说：“我的大门是永远向你们敞开的。”但这种做法会使他们浪费许多宝贵的时间，常常无法完成预定的工作目标，长年累月，后果更加严重。

首先，有下属来访的时候，先问问自己：

·他（她）打扰你的可能目的是什么？

·是否有利于工作（或对工作有潜在利益）？

·是否重要，是否有接待的价值和必要？

搞清了上述问题，就很容易决定，是否有必要和下属谈谈，什么时候谈，谈多长时间等等。

你也可以采用下面提供的一些技巧，减少来自下属和同事的干扰：

·明确单位的政策、目标、程序，明确每个人的职责、权限，以减少因权限不明带来的问题。

·每天保留一段固定的时间解决下属的问题，或者训练你的助理将他人的打扰集中起来，每天一次地向你汇报。

·鼓励你的下属以简短的方式提出问题，如写报告提要，或用便条代替亲自上门。

·对下属的问题，立即给予回答，而不需要他们再次甚至多次地提醒你。

·如果要和同事协作，双方事前要达成共识，定好计划，尊重对方的工作日程表，不要随心所欲地打扰对方。

·让别人知道你多忙。美国的许多公司给自己的职员挂一面小国旗，这面旗子可以用一根绳子操纵沿旗杆上下移动，如果需要持续地做一项重要工作，他就降半旗。所有的人都懂得这个信号，并且不会来打扰他。你也可以借鉴这种做法，划出一段不受打扰的时间区，以便高效率地工作，并形成制度。