第三章 学习经典的时间管理法（第1页）

第三章学习经典的时间管理法

一次沉痛的教训：麦肯锡30秒电梯理论许多人在工作中都喜欢夸夸其谈，比如把一份报告写得天花乱坠，足足有十五页；向领导汇报工作进度的时候，常常花费半个多小时甚至一个小时；会议中，向大家介绍某个项目的时候，拖拖拉拉好几十分钟才说完……其实，不仅浪费了许多时间，领导对你的态度往往不是津津有味地在听，而是紧皱了眉头，表示对此很不满意。如果你注意的话就能够发现，在沉闷的会场中，有人开会时发言能在30秒内令大家耳目一新，而有些人之所以将简单的事情复杂化，就是不懂得30048秒表达的重要性。麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。事后，麦肯锡公司要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡公司认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒电梯理论”或称“电梯演讲”。那么，你是否曾经想过，有一天，你刚跨进一楼电梯，忽然发现总经理就站在你身边。电梯会几停几开，总经理到他办公的楼层只需要一分钟甚至半分钟时间，你是否有本事让他在走出电梯之前对你产生好感，对你注意并感兴趣，邀请你到他的办公室来谈一谈呢？30秒电梯理论告诉我们：做任何事情都需要把握重点，要有焦点。模糊焦点，拖沓冗长的动作也好、行为也好，其实并不代表你了解得更多，反而代表你了解得不够多、不够深刻。这个世界已经充斥着太多的信息，大家寸秒寸金，哪里还有闲功夫去细细琢磨你的话或者从大堆信息中提炼重点内容？因此，我们要避免平淡，我们要争夺注意力，我们必须在30秒内“搞定”对方。

30秒电梯理论，使得汇报流程简短，减少部门管理时间，缩短业务时间，提高一线销售部门的执行效率，我们原本用一天的时间谈下一个客户，现在只用30秒的时间去完成，那么我们在单位时间上所创造的工作效率就会相当高，直接带动企业效率。那么，如何才能够更好地实行30秒电梯理论呢？

*

讲话时声音要洪亮，声音很重要，你讲的东西别人听不到，听者的效果会大打折扣。每天利用20分钟的时间大声朗读演讲稿，可以解决这个问题。

*

阴阳顿挫地讲，用声音的起伏强调讲话的重点和主要意思。这样可以在短时间内加强听者的接受效果。

*

很多人讲话会带口头语，比如是这样的、就是说、这个、那个。这样的词语会占用你的时间，希望大家通过讲话录音听一下自己的口头语，以便纠正。

*

思路和条理性是很重要的，要让别人听到之后就知道自己的思路和层次。归纳能力要求的是在对问题分析的基础上，有条理地说明问题，经常对自己需要讲话的内容列出提纲，再按照提纲的内容去讲。

*

俗话讲，不打无把握之仗，对要拜访的客户的历史、现状、领导、优势、接洽人的特点等进行详细的分析，对谈话中可能出现的问题做好充足的准备，找出能够实现双方共赢的结合点，你的这次拜访和交流就成功了一半。

*

对要答复的内容进行迅速归纳和提炼，总结出一些重点，抓住对方的心，果断地、自信地进行答复，把握交谈的主动权，争取达到双赢的目的。

30秒电梯理论要求企业中的每一个成员，或是组织中的每一个成员，都具有非常优秀的总结和归纳能力，能够在短时间归纳和总结，并且表达出自己的意见和看法。当每一个员工都具备这样的工作能力的时候，企业的沟通将会畅通无阻，执行效率一定是非常高的。

休息与工作同时进行：莫法特休息法在工作中，经常会觉得持续一段时间的劳累会让你疲惫不堪，以至于没有精力再去做下面的事情？但有时候为了赶任务，不得已还得持续工作，但是效率低下，根本起不到任何作用，往往下班之后得加班，但是效率还是提不起来。如果回家再加班的话，到了第二天又是昏昏欲睡，很没有精神，效率大大降低……长此以往，恶性循环，造成工作效率更加低下，工作状态更加不佳。

人的脑力和体力就是这样，如果长时间持续做同一项工作内容，就会产生疲劳，使活动能力下降。如果这时改变工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。

翻译者詹姆斯·莫法特的书房里有3张桌子：第一张摆着他正在翻译的译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。

莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。

农业种田有一种“间作套种”的方法。人们在实践中发现，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降很多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。工作中也是如此，如果长此以往处理一项事情，肯定会疲惫甚至产生厌倦，只有适当地调剂才能够始终保持新鲜度和效率。

通常许多人都会因为工作太多太忙乱，使自己一直处于高压状态下，为了赶工作得不到休息，导致精神疲惫而效率大大降低。

运用大脑特定区域的时间过长会导致神经紧张，用脑过度容易使人疲劳，会导致脑供血不足和大脑缺氧，思维因此而变得迟钝，工作效率快速降低。这时候，就要学会莫法特休息法，交替进行不同的工作，将休息时间充分利用起来，创造更高的工作效率。

莫法特休息法就是交替从事两件不同的事情，既可以得到放松，也可以提高工作效率。

美国管理学会主席吉姆·海斯说：“一个人可以学会更有效地使用多种管理工具，以便在同样多的时间里使自己的工作更加富有成效。”

莫法特休息法，使得休息也是在工作，大大提高了时间的利用率。看似工作却是在休息，使人时刻保持充沛的精力和体力。在处理其他事务的时候花掉了一些时间，于是会对目前进行中的工作任务产生紧急感，迫使自己大大提高工作效率。

时间孕育机遇，赢得时间也就是获得了机遇。那么，如何才能更有效地运用莫法特休息法呢？

*

莫法特休息法的核心在于善于利用零散时间，做一些例如处理邮件、回复客户电话之类琐碎的事情。

*

休息不一定就是要停止劳作，休息不一定就是要找个地方躺下来或者坐下来。

*

自己做几份工作计划，长远的或近期的计划等，劳累的时候间歇进行。

*

学会轮替工作，不同工作中的轮替，有效地转移了脑力及体力老是处于同一状态下所带来的辛苦，同时也是有效地调剂和放松了人的脑力和体力。