会前准备（第2页）

·会场内外能保持安静，并且有良好的通风和照明设施，以及室温调控装置，以便与会者能够长时间保持清醒的头脑，集中精力参与会议；

·会场的空间必须够大，平均每个与会者拥有2平方米为宜。空间过大，彼此难以亲近，会议气氛会受影响；

·外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便，考虑费用支出，考虑衣食起居的舒适等等。

4．拟定议事日程

并非所有会议都必须拟定书面的议程，但是，与会者应该事先了解议题或会议主要讨论事项，以便有所准备。

议程即会议的程序表，其中包括会议内容，讨论事项，与会者姓名，各项事宜的时间分配，开会时间和地点等等，参阅表5-1与表5-2。

议事日程通常由会议主席拟定。在拟定议程时必须考虑下列要点：

·重要的议案或事项，必须列在整个议事日程的前项。反之，不重要的事项，靠后讨论；

·必须合理分配各项议案或事项的时间，尤其要为重要的事项留出足够的时间；必要时标出各议案的时间分配，以便会议主席及与会者控制时间；

·每次会议议程不必太杂，内容不必太长，以提高会议的成效。必要时可以考虑分两次开会，或分阶段讨论同一个议案；

·议程的目的在于提醒与会者注意，并为开好会议早作准备，所以，议程应提前4-7天交至每一位与会者。一些企业把会议通知与议程合而为一，同时通知与会者；

·如果会议很重要，在时间允许的情况下，可以事先要求与会者作何种准备，并指定时间提交与会者建议。归纳汇总的意见可以附在成文的议事日程上，送发全体与会者；

·提前送发与议程有关的会议资料，以减少会议讨论的时间；

·会议持续两个小时以上者，应考虑在议程中安排中间休息时间，并注意在会议结束后，留出一定的社交时间。

5．会场布置

会场布置主要包括会场空间安排，会议座位安排，以及会议用品和设备调配：

·会场空间安排，必须便于与会者进出，并使整个会场格局紧凑与和谐；

·会议座位安排应考虑会议的目的。会议的目的，不外乎单向传递信息，包括发布新闻、下达指标、作报告、传达精神等；多向讨论问题，包括审议、决议与联谊等；双向沟通交流，包括讲授知识、教育培训、解释某事、提问题与答疑等。

——单向传递信息会议的座位排列方式参阅图5-2。——双向沟通交流会议的座位排列方式参阅图5-4。

·会议用品与设备调配工作十分细致，关键是要作好登记，以免丢失，或者万一丢失，便于查找，便于购置。会议用品及设备登记如表5-3所示。

6．会议通知

会议一旦决定召开，应及早印发会议通知单。通知内容包括会议地点、时间、出席人员、会议内容或议程等等。并且指示与会者尽早给予答复，或返还出席会议的回执，以便会务组统计出席者名单，参阅表5-4与表5-5。

7．会前审核

会议的一切准备工作就绪之后，必须作最后的会前审核，以免出现重大的疏漏。