细节32 如何抓住每一项成本（第1页）

细节32如何抓住每一项成本

当企业想检查系统或资本支出时，一定会有许多成本会抵抗你对它的检查，并拼命证实其存在的合理性；但是企业还是要坚定不移地、持之以恒地努力去削减所遇到的每一项成本。

一个很有效的办法就是，对现存的每一项成本，你都应该假定为不合理开支，你要发问：“如果我削减这一成本，真的会影响收入或利润吗？它是怎样并且是在哪里产生这一影响的？”如果你找不出答案，那么你就应该确定企业现在不需要这一成本。

每一项成本都有削减的余地，这是毋庸置疑的。那么，如何抓住每一项成本，使之不白白地外流呢？如何使削减成本顺利进行，而不引起员工的反感呢？

一、先斩后奏的逆向思维

先斩后奏，如果针对的是人，那么人将无法复活。而成本则不同，如果我们削减的成本在企业运营中被证明是错误的，我们可以恢复这项成本的开支，以保证企业的正常运营。

所以，企业的经营者们不必在削减成本时过于小心，也不必非要有绝对把握之后才削减成本。在削减成本之前，不妨先做这样一个逆向思维：“除非绝对必要，否则就先去掉这一成本再说”。

砍掉成本之后，如果出现了问题证明你做错了，总会有人告诉你，你再把它加回去就是了。在企业经营中，压力通常来自于增加成本。如果一个部门要求招聘8个人，你只给他4个，他们如果人手不够肯定会继续申请，并且告诉你他们是如何超负荷工作的；一个部门要求添购10台电脑，而你只买8台，他们实在不够用的话，就会找你要那另外2台。超大幅度地削减成本，即使你错了，还是会有许多机会纠正错误。相反，如果大幅度地花钱，钱就流失了，你根本没有纠正错误的机会。所以必须改变企业的观念，从自己做起，坚信这一点，多砍，少花。削减成本与增加成本像两个对冲的浪潮，哪一方更为坚定，力量更大，另一方就会退却。

二、把支出的程序复杂化

这是削减成本的一个窍门。

通知所有可能接触成本支出的人，在支出之前一定要与老板取得联系，要当面征得老板的同意或取得老板的签字之后方可支出。这一通知没有具体限制，甚至可以包括企业所有支出，哪怕是换新家具、增添新员工，补充办公用品，等等。

如果有员工给你写报告，与你争论，向你说明他们为什么需要这些钱和人员或设备，那么你可以视其合理性，同意他们合理的要求。但这种情况极少，大多数情况是没人来找你，那么这些钱也就可以省下了。如果不是必须的，没人会硬着头皮找老板要这笔钱，因为任何员工都不愿给老板留下大手大脚的印象。

特别提醒

一定要把员工支出的手续复杂化，手续越复杂，那么你降低成本的可能性越大。一定要坚持用仔细与挑剔的眼光看待每一项支出，并尽可能地拒绝他们的要求。甚至可以在他们要求支出的报告上签上：降低成本=增加利润！

当然，并不是所有企业的老板都有时间亲自监督成本的开支，如果支出是由财务部门来签发，那么作为企业管理者，你一定要亲自审核所有的支出，虽然还是由财务部门负责，但你可以和出纳员一起，约定每半个月见一面，出纳负责解释每一笔钱支出的原因或目的，你来确定是否签发。即使你的业务量很大，你没有时间去审核所有的支出，那么你至少可以每个月签一半，25%或10%，只要你去做了，就一定可以节省更多的成本。

三、绝不放过细节开支

没有什么成本是可以忽略不计的，那么你在让员工知道你关心大钱的同时，还要让他们意识到，你不只是关心大钱，也关心小钱，没有什么成本是在你考虑之外的。认真审核每一项成本，你传达的信息就会被认真对待。此外，削减所谓的微小成本，你会赚取令人吃惊的利润，因为这些成本从来就没被人认真地对待过。

坚持，每一项成本都有其价值！

四、节省开支的主管受人尊敬

有一些主管做事谨慎，在缩减成本上，担心采用激烈的手段削减成本会失去周围的人及雇员的支持。其实这些担心是完全没必要的，如果你把事情做好，所有人都仍然会很尊敬你。

严厉加能干只会赢得人们对你的尊敬，而不是憎恨。只有严厉而平庸、无能的主管才会令人憎恨。所以，如果你有能力，人们就会接受你的严厉。

出乎意料的是大多数主管都很能干，但他们却没有认识到这一点。专注于削减成本、增加利润，是一种对意志力要求很强的行为。如果你坚持去做，成为一个获取最大利润的好主管其实并不难：问题仅仅是你的思路是否正确，你能否全身心地投入。如果你能解决好问题，就是好的主管，尊敬你的人远多于憎恨者，这些尊敬会使你变得更加严厉和更好，也正如心理学家所说，你就会置身于非常有效的“正态反馈循环”之中。

五、给雇员养成节俭的习惯

你在削减成本之初会遇到很多阻碍，比如会有人对你说：“你别指望雇员们会接受你这一套。”但在实施几个月后，你会发现，根本就没人会记起以前是什么样。雇员们会很快接受所有这些新东西，习惯是靠养成的。

当雇员懒散惯了的时候，让他们接受制约是一件很难的事。同样的道理，当雇员们形成节俭的习惯，自觉地缩减成本时，他们就不会认为这是一件不堪忍受的事情。细节33如何通过改变不良习惯降低成本

任何一个企业中都有大量的需要改变的日常习惯，而其中每一项习惯都可能涉及到削减成本。改变一些不良的习惯有助于建立起一种行为导向、利润至上的企业文化，由此消除官僚和浮夸的作风是一件很有意义的事。

一、节约从一张打印纸做起

企业不应该提倡一定要以打印的文件进行沟通。是的，随手写个便条或短笺，一样可以起到交流沟通的作用。谁说一个办公的主管一定要秘书打印好材料才能与在隔壁的主管沟通？手写便条或短笺会迫使他把自己的意图表达得简短而明了。同时可以节约秘书的工作量（还包括办公设备和材料）。你可能会认为这样节约不了钱，理由是“反正秘书坐在那儿，还不如让她打印点什么”。可是大量减少打印工作后，就逐步砍掉了秘书不必要的工作，这样你就可以裁退以前的一半秘书。

在减少打印工作的同时，你也在向你的企业传达出一种信息：我们不做无用工，我们没有时间做噱头；我很忙，我要见客户，要赚钱，没有时间浪费在打印上。这是一种很正面、传播极快的信息。当下属意识到你的这种意识之后，他们会很自然地照做。

二、停止无谓的文件流动

在所有的企业中，就内部报告、成本计算报告、数据报表及复印件而言，有75%都是不必要的，都是在浪费金钱。仔细地推敲，没发现哪家企业是例外的。

实际上你算不清你的企业究竟有多少报表，因为其中大多数是你和其他决策人从来就不看的。当然，你需要一些报表交给国税局和工商等部门。但事实是，你企业中的各种报表的实际数量要比国税局和工商部门所要求的报表多出了许多。这些本来都是你根本就不需要的，那么砍掉这些多余的报表吧。不但可以省去许多纸张费用，还可以省下做报表的大把时间，当然，说不定因此你又会发现过剩的人员，从而为企业又减少一项开支。

还有一个问题，那就是企业管理者对精确数字的盲目追求。绝大多数企业决策应根据直觉、判断和大概数字做出。依据精确的、详尽的成本核算文件堆积而做出决策是少之又少的事。所以，你有必要重新确定报表的轻重缓急，确定你都需要哪些数据作为你决策的依据。

在企业里停止不必要的文件流动，可以确保人们把时间花在提高利润基线上，而不是互相通知来通知去，彼此打扰，耗费时间和精力。