细节32 如何抓住每一项成本（第2页）

特别提醒

在企业里，当然也有些报告是必不可少的。如果遇到这类文件，那么告诉你的下属，请他们只讲他们想说的事，而不要去歌颂大好形势，咬文嚼字，报告只要直截了当，内容充实就是最好的。

三、消除系统损耗

所谓系统损耗，是指在企业系统、规则和指导方针建立起来以后，没有将它们持续贯彻到实际行动而产生的与预期之间的差异。消除这种损耗是明显提高企业业绩的一种有效途径。

比如，公司制度规定对所有的来电都要认真记录，并在24小时之内予以分类处理。但实际上，你的接线员或者相关负责人员未必真的如规定所说。

系统损耗的原因有很多，他们会找到很多理由来解释他们的损耗：

（1）我们没有适时的监督和审查系统；

（2）我们没有安排新员工的人职培训，没人教他们正确的使用系统；

（3）我们（管理者）不了解系统的使用情况，即使有人不遵守规则，而我们也以为系统得到了正确的使用；

（4）我们这个部门每个人都有自己的工作方式，等等。

使用和不使用系统你可能会觉得没有明显的差异。但要切记：政策和实践之间不可避免地存在着差距。

如果企业的规则或系统不能得到始终如一的贯彻，企业的业绩就达不到高效的发展和预期的效果。时间久了，你就会听到客户的抱怨：“你们根本就不在乎我们，对我们的建议似乎无动于衷。”或者是“我们下一次不再和你们合作了，，要另换一家公司”。

消除系统损耗可以提高企业的利润、服务水平以及工作效率。事实上，很多企业由于系统损耗而导致了成本不断增加，从而造成大量的浪费，其数额甚至不少于企业每年的净利润。

四、避免无效会议

所有人都有过开会的经历，大会小会，有些企业甚至不论什么事都要开会解决。而往往很多时候，会开完了，事情不审悬而未决，时间就在你一言我一语中浪费掉了。而往往很多人为了开会，要把自己正在做的事放在一边，这样一来，严重影响企业的运营效率，而且无聊的文山会海会降低士气，给企业带来不良影响。

如果你的企业会务过多，又看不到开会的成绩，那么几乎可以肯定是你的通讯系统运用不得当。电话和互联网可用来替代很多会议。及时打电话或者通过互联网沟通可以把问题消灭在萌芽状态，用不着等到它已经成为问题了再去召开会议。

如果你认为的确需要面对面的会议，那就站着开吧。因为不大舒服，站着开会不会让人们感到不愉快，因为他们知道会开不长，不会觉得时间被浪费掉了，反而会热情地参与。鼓励这种**，站着开会能产生更好的决议。

当然，还可以制定一些会议原则，比如：

（1）尽可能地在一间屋子里，以尽量少的人数做出决定。绝对不要出于礼貌或对其头衔的尊重而请什么人参加会议。

（2）开短会。30分钟一般就足够了。即便几个月也用不着开3小时的会，高级主管应该有能力在30分钟内把会开完。

（3）绝不要开会讨论什么事情，开会只用来决定什么事。

简单地说就是不要只为开会而开会。每天的时间完全可以用来做决定，给客户打电话，把削减成本付诸行动。如果你需要其他什么人参加会议，没问题，但要直指要点，砍掉不必要的讨论，节省决定时间。

五、减少外出聚会

离开公司去聚会，绝少是有必要的。它浪费钱财，将有价值的人员驱离于关注客户、产生利润的活动之外，更糟糕的是，对于企业的目标，它传达了一种不严肃、不紧迫的信息。

这些聚会根本不会像所宣称的那样会激励士气，其实许多人宁愿呆在家里与家人在一起，而不愿意把时间浪费在路上。士气是重要的，但是，既然有更好、更直接的方法去激励，干吗去搞这种分散精力，浪费钱财的外出聚会呢？

六、削减办公面积

有些企业为了讲排场，要在好的地段办公，要有又宽敞、又漂亮、又气派的办公场所，每个主管都要有大大的办公室……我们身边的好多企业、公司的办公面积都有富余，尤其是高级领导和各级主管的办公面积。因为这里有很多人每周要外出2~3天办理业务，企业里很多人没有必要有自己的办公室，就算需要也没有必要用那么大的面积。

其实，总经理的办公室再大再豪华，对增长利润都并没有什么帮助；各级主管的办公室再漂亮再舒适，也和提升业务量没有关系。你的客户要的是你的产品或服务的质量和效率，他们才不会在乎你的办公面积有多大。

在现今的中国大城市里，早已经是寸土寸金。好的房产当然需要好的开支，而且为了使一个大面积的办公室看上去更舒服些，你会买更多的物品来装饰它，沙发、茶几、书柜，大的鱼缸、名人字画、各种小摆设……这样一来，开支就在不知不觉间一点一点地流了出去。

所以，为了节省开支，你可以在选择办公地点的时候遵守以下原则：

（1）选择在低成本的城市远郊做办公地；

（2）尽可能地控制拥有办公室的人数，并将必须有办公室的面积最大限度地缩小；

（3）尽量使公共办公室（多人使用的）的人数增加，改善空间格局，去掉没用的“中间地带”。

办公室的作用是功能性的，而不是追求豪华的地方。在严肃紧张的环境下工作，往往更能提高员工的工作效率。