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如何应付特殊情况

有时我们还有可能接到一些出乎意料的电话，如一位怒气冲冲的同事，或者一位不知对方要说些什么的电话，这些情况要求我们采取最佳的处理方案。下面是应付这类电话的技巧。

1．当难以即时回答对方时

无论你接电话前精力如何集中，总有些时候，当你拿起电话时，会发现总有这样或那样的原因，让你需要更长一点的时间向对方做出有效的答复。在这种情况下，你可以使用下列权宜之词，以赢得时间，你可以说：

·“对不起，另一部电话响了，请您稍等，我马上就回来。”

·“对不起，有人正等着和我通话，等一会儿我再给您打过去好吗？”

·“对不起，碰巧有人来找我，我一会儿给您打过去好吗？”

·“您能给我点儿时间去查查资料吗？”

·“你说的这件事很重要，让我仔细考虑一下再答复你。”

·“对于这件事我有许多想法，我能过一会儿再打电话跟您讨论吗？”

·“很抱歉现在我很忙，我知道这件事对您非常重要。明天下午4点您有空吗？那时我再跟您详谈好吗？”

·“这个消息我并不知道，我能落实一下，明天再给您打电话吗？”

·“很高兴能为您服务，我能在星期五约个时间，再打电话给您谈这件事吗？”

但必须注意：你不能总是重复使用这些说法，因为大多数人明白这些托辞的用意。当然，当你让他人等到最后时，你应首先表示感谢。但有些时候，你不一定要非得如此，而可以换一种方式。如，你可以说：“真不巧，我正在忙于处理一系列事情，我不得不尽快办完这些事。”你甚至还可以更加坦率——“我知道这是一件非常重要的事，但我的确不能立即做出答复”。在有些情况下，如果你的答复过于迅速，在某种意义上反而会让对方误认为你并没有经过慎重考虑。你宁可多花15分钟、推迟一天或者更长的时间去认真、仔细地思考，然后再打电话向对方做出答复。

2．当接到一些令人困惑的电话时

有时可能遇到这样的情况：接到一个电话却不明白对方在说些什么，或者使用一些你并不理解的词语和表达方式，或者要求你回答问题，承担自己并不知道的责任。

面对这些情况，你也有很多办法。其一就是先用缓和的问话回应对方，比如，你可以说：

·“您能再解释得清楚一点吗？我不太明白您用这个词表达的意思？”

·“您所指出的那个细节我并不完全清楚，我可以再查一查后回复您。”

·“我再深入考虑一下再给您打电话”。等等。

另一个方法是让对方认为你已经明白其所说的事情，然后放下电话后立即打电话向能够解释的人询问，当然你不能向对方透露自己的姓名。