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信件处理

处理信件是办公室事务的主要内容之一，是文书工作的主要内容。为了有效地处理往来信件，必须把握信件处理的规律，并形成相应的规范，这就是文书管理的信件处理准则。

1．来信处理

从办公事务的角度看，来信处理可以分解为四种相互关联的工作，即分类、拆信、登记和分信。

·分类

信件到达时，首先依其重要性分别归类。一般采用下列的次序：

（1）电报类。

（2）限时信件，或其他附上支票等重要文件的信。

（3）公司机构的其他部门来函。

（4）亲启信函。

（5）报刊、杂志。

（6）商品目录及其他广告宣传资料。

（7）包裹。

对于报刊杂志、商品目录和邮购广告，除非与主管有直接关系，一般由办公室人员处置。这类信件数量大，主管无暇一一过目，办公人员可做重点报告。或者，用红笔将有关事项勾出，以便主管参阅。

对于亲启信函，除非主管有指示可以拆所有的信，否则不该拆注明“亲启”的信。如误拆，应立即封妥，并签名注明“误拆”字样。

·拆信

拆信时，剪封口要在信封的固定位置上。拆前先将信在桌子上轻敲，使信内物品落在底部，以免拆时受损。

拆信后，必须注意下列事项：

（1）信纸上的地址是否与信封上的相同？如果不同，以信封为准，所以信封必须保留。

（2）信上是否有写信人的签名？并对照信封，找到寄信人的名字。

（3）信是否有耽误？这可从邮戳及信上的日期作出判断。耽误的原因可能是写信人在信写好时未立即寄出，或由于邮局耽误所致。这些可作为主管回信时的参考。

（4）信上所提到的附件是否附上？如果未附上，在信上注明“缺附件”，并保留信封。如果附有支票或汇票时，核对金额是否相符，并在信上注明“核对无误”，如果有差错，要注明差异之处。

（5）信封的邮戳有时可作证明用，信封需妥善保存。可在信封上盖个收信日期章，依收信日期排列，直到确信已无用了，再一起销毁。

拆包裹时可用刀子或其他工具。在拆时，需注意包裹里面是否附有信件，或其他文件。如果是订购的东西，可取出订单核对，看看寄来的物品是否正确无误，写张核对单给会计部门，通知物品已收到。

拆刊物时先请示主管，对于刊物如何处理。有些主管希望办公人员先看一遍，然后夹上便条指出主管想看的文章，并标明页数。

随着经验增加，可在阅读文章时，标出重点，准备纲要，以利主管查阅。

如有误投之邮件，必须退回邮局。如果是已搬走的公司的邮件，知其新地址，可帮忙转过去。

·登记

设立收发登记簿，每日重要邮件，包括来信及去信，都需登记在收发登记簿中，尤其是挂号信、包裹等。登记簿通常记载来去信件的日期，以备查询。