办公自动化1（第1页）

办公自动化1

20世纪70年代美国麻省理工学院教授M。为了初露端倪的办公自动化下了如下定义：办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。

20世纪80年代中期，我国制定了办公自动化的发展目标及远景规划，同时，国务院电子振兴办公自动化专家会议对办公自动化作了如下定义：办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人一机信息处理系统。其目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策并争取更好的效果，以达到既定（即经济、政治、军事或其他方面的）目标。一个比较完整的办公自动化系统应包括信息采集、信息加工、信息传输、信息保存这四个基本环节。核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需运用的信息。

日本人工智能专家渡部和先生对办公自动化的概念作了富有哲理性的解释，他指出，凡能够清楚地设定其指标的业务属于工场型的事务，将来应由办公室机器人来处理。办公自动化的长远目标是改善人们在办公室中的工作效率，使办公室的工作人性化。这意味着在这样的办公室系统中，人的活动集中于办公业务的核心部分，而这些活动是无论科学多么发达都不能完全由机器所取代的。这样，人的精力将只用于创造性的智力活动，办公自动化将对智能型业务提供强有力的支持，办公室将真正成为智力活动的场所。

办公自动化对于科技型中小企业尤为重要。一般说来，办公自动化分为个人办公自动与群体办公自动化：

·个人办公自动化

个人办公自动化主要指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理、多媒体技术等内容。

（1）数据处理技术。从应用软件的角度来看，在一般办公室环境下，数据处理是通过数据库软件、电子报表软件以及应用数据库软件建立的各类管理信息系统或其他应用程序来实现的。它们包括了对办公中所需信息的存储、计算、查询、汇总、制表、编排等内容。

（2）文字处理技术。文字处理是指应用计算机完成文字工作，其核心部件是文字处理软件。文字处理技术具有文字的输入、编辑排版以及存储打印等基本功能。

（3）语音处理技术。指计算机对人的语言声音的处理，从应用角度来看，主要包括语音合成和语音识别技术。

（4）图形图像处理技术。就办公室环境的计算机应用而言，是指包括图形（像）的生成（绘制）、编辑和修改，图形（像）与文字的混合排版、定位与输出等。汉字的自动识别技术也可以被看作一种对图形的智能化处理技术。

·群体办公的自动化

（1）群体办公的自动化概念。群体办公的自动化是支持群体间动态办公的综合自动化系统，为区别传统意义上的办公自动化系统，特指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。其极端形式是不以行政的或地理的界限为基础的动态的电信社会单位，社会信息化进程正越来越多地创建出各种大大小小的电信单位。不论其组织形式如何，协同交互的电子办公能力是新时代环境下组织生存和发展的技术基础。

（2）支撑群体办公的自动化技术的特征。支撑群体办公的自动化技术的特征主要是网络化与智能化。

网络化（Ira）是指系统从一开始就是建立在网络上、依靠网络和网络信息的支持而运转，信息系统支持组织的动态变化和任何形式的协同交互业务。

智能化（Intelligence）是指这项自动化技术需要有人工智能和多媒体等技术的支持，它实施知识管理的组织机制，能够挖掘隐性知识，揭示信息的价值和意义，达到组织内知识共享的目的，使之成为组织运用信息进行创造性智能活动的技术基础。

2．办公自动化技术与设备

·文字处理技术

（1）中文平台

数字化中文文字处理的基础是中文平台，中文平台是基于Intel80X86（包括奔腾）体系结构的、分别以英文DOS、Windows和UNIX为基础的，以外挂式方式实现的中文处理基准台面和支撑环境。

中文平台包括以下部分：

——外挂接口，即在原西文操作系统外部所做的一个独立的中文处理模块，通过某种方式挂接在西方操作系统上，使原西文操作系统增加了中文处理功能。这个中文处理模块可被撤除，且撤除后西文操作系统完全恢复原有功能。

——中文处理驱动程序，包括中文显示驱动程序、中文输入法驱动程序（键盘输入、语音输入、扫描输入等方式），打印驱动程序和字型驱动程序等。

——中文处理辅助功能，可包括中文时间日期格式处理、中西文字符合标点符号个数的统计、中文字符多种方式的排序、中文字词校对等常用功能或实用工具，这些辅助工具是可选的。

——系统信息，有关系统所处的中文或西文状态、正在使用的或可用的输入法及打印驱动程序、已装入的字型等反映系统状态和资源情况的信息，这些信息常常是应用程序运行时需要设置和查询的。

（2）汉字信息处理技术

在中文平台的支持下，计算机系统才能够处理汉字信息。汉字的信息化是通过汉字属性的信息化实现的。信息化后的汉字属性特征构成汉字的代码体系，中文平台就是通过对汉字代码体系的转换最终实现汉字处理的。

汉字信息处理技术是汉字文字处理技术的基础，它体现在对汉字属性的处理过程中。汉字的属性包括汉字的字量、字频、字形、字音、字义等，对这些属性的信息化处理贯穿在汉字信息处理流程的各个阶段以及相关的技术考虑中。

在中文电脑中，选用或配备多少个汉字由所有的汉字编码字符集标准来决定。国家标准GB2312-80基本集共收录汉字6763个，其中常用字（一集字库）3755个，次常用字（二集字库）3008个。此外，国家标准的两个辅助集收录了稀用字和罕用字共16000余个。

上述汉字编码字符集中汉字的选用是建立在汉字使用频率统计的基础上。例如国标一集字库3755个汉字在通用文献中的使用频率是99。9%，加上二集字库一共6763个汉字的使用频率覆盖了通用文献应用的99。99%。两个辅助集中的汉字的使用频率在万分之一以下。不过汉字的使用频率受时空的限制，在不同的时代背景下具有显著差异，在不同的专业领域中差异也很大。

在汉字信息处理中，汉字的字形通过被分解为部件、笔画、位点等层次最终被数字化了。汉字字形的分解方式是汉字的输入与输出技术，以及汉字字模生成的基础。

汉字的字音是汉字输入、排序的基础。此外，是汉语拼音的自动识别与合成技术中处理的对象。汉语是一种单音节语言，在汉字中同音现象十分突出。最多一音达120~130个字。在传统的社会生活中，由于语言环境和上下文的客观因素，同音现象产生的矛盾并不突出，但是在计算机技术的应用与发展中，对同音字的处理是技术难度很大的问题，但目前智能化的同音字、词处理已经取得了突破性的进展，成为实用化的技术。

语言的表现形式是“音”，其潜在内容是“义”，文字的表现形式是“形”，其潜在内容是“音”和“义”。每一个汉字都是多义的，对于语义歧义的处理是中文语音自动处理、机器翻译、自然语言理解等方面计算机人工智能技术发展的关键。

汉字代码体系由汉字输入码、汉字机内码、汉字字形码和汉字国标交换码等构成。

汉字代码中的汉字输入码是用于在计算机键盘上输入汉字的编码方法所产生的代码；汉字机内码是计算机内部处理汉字时使用的代码，类似于给每个汉字的一个序号；汉字字形码是汉字字形的数字化表示法所产生的代码；汉字国标交换码是我国制定的汉字信息交换标准中为每个汉字所规定的代码。

计算机处理汉字的过程实际上就是一个对汉字代码进行转换的过程，即汉字信息处理流程。

汉字代码转换的具体过程是，人在键盘上敲人汉字的输入码，由计算机将其转换为汉字机内码供计算机处理，在处理的过程中和结束后，将机内码转换为字形码以便在显示器上显示或者在打印机上打印；在不同的汉字信息系统，例如大陆与台湾或日本等使用的汉字系统之间的信息交换过程中使用汉字交换码作为通信转换的工具。

（3）汉字输入技术