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办公自动化2
3．办公自动化系统
办公自动化系统是指面向特定单位、支持其综合办公业务的集成化信息系统。它将该单位的人员、业务流程、信息、组织机构与办公自动化技术和设备集成为一个有机的系统。该系统的性能在很大程度上依赖于系统总体集成的优劣而不主要依赖于技术设备的先进与否。换言之，系统的集成应体现管理和技术的良好整合。办公自动化系统的开发、建设和维护基于办公系统分析的基础，即针对办公系统要素的分析。
办公系统要素包括人员、业务、办公机构、办公制度、办公技术设备、办公环境等。过去的系统分析强调使自动化系统以人的行为和组织结构为中心。但近年来，信息化的演进却揭示了这样的规律：凡是以人和组织的固有习惯和传统模式为特征的自动化系统都因缺乏生命力而不能持久，而能够主动适应信息化发展的做法却能使组织走在社会发展的前列。人们认识到传统的系统因素正在随信息技术的驱策而变化，不仅人的思想、观念、行为习惯需随信息化的变化而变化，而且组织机构等硬结构也正随其快速演变。因此系统分析的原则是，办公系统应是知识为中心的信息共享体系，一切系统要素全应以此为原则而展开。
办公系统的模式主要包括：
信息流模式：在系统分析中需明确信息处理环节、信息量、信息利用率、信息流向、信息使用要求、信息重要程度、信息共享需求和信息安全需求等，并对此作出规范化的描述。描述的准则是要保持整体上的一致性、透明性和相容性。
工作流模式：对办公活动、办公过程、工程规程进行分解，使之达到可以由自动化系统模拟的最简单元流程。过程模式的描述要求有：明确办公系统及子系统的目标、达到目标的效益标准、达到目标的具体任务与步骤任务的参与者及相关方面、所需信息的范围、类型与质量要求、时间限制、可提供的技术手段等。
办公自动化系统由三个功能层次构成，从低到高，对应于组织机构的三个层级：
事务层办公自动化。支持办公部门分散的事务处理的办公自动化。
管理层办公自动化（MIS:MaInformationSys-tem）。管理层办公自动化除具有办公事务处理的功能外，还具有办公业务处理和管理的功能。从信息处理的角度来看，MIS是满足基于整个业务系统的信息处理一体化的需求，合理地改善信息处理的组织方式和技术手段，可达到提高信息处理效率和管理水平的目的。将办公系统的业务活动和管理活动构成一个整体的自动化功能模块。
决策支持层的办公自动化（DSS:DeSupportSystem）。决策支持层的办公自动化，除具有办公事务处理功能和管理功能外还具有决策支持功能。具体而言，DSS是一种基于计算机的交互式系统，用来帮助决策者在决策过程中利用数据和模型求解问题作出判断。所以，DSS是能支持专门的数据分析和决策模型建立过程的、以未来计划为目标的、不定型的可扩充的系统。它由三个互相联系的部分构成：语言子系统，在用户和DSS之间的通讯机构和交互界面；知识子系统，由数据和过程组成的领域知识库；问题处理子系统，连接上述两个部分的控制和推理机制。
网络计算模式的群体办公系统将成为主流模式。办公自动化系统是从上获取各类信息，如文本、语言、图形图像、影视、电子表格等，在I上进行多层次的工作，包括基础层：对数据信息的浏览、查询、检索；中间管理层：对系统的集成、综合、归纳、组织、模拟等；高层决策：对业务目标和组织活动的创意、创作、构思、设计与决策。
I技术能很好地解决目前信息化环境下组织所面临的难题：信息化的成本、信息的标准化与开放技术、系统的可扩展性。因此，Ira成为自动化系统的支撑基础设施。
支持群体办公的自动化技术产品是应用的基础设施。办公自动化系统的主要功能由支持动态、交互式和群体协同工作流的应用软件系统和支持群体开发与维护的群件系统平台组成。
·办公自动化系统支持技术
（1）计算机通信网络
计算机网络是将分散的计算机、终端、外围设备和数据站等通过通信线路互相连接在一起，按照网络协议进行数据通信，实现通信和资源共享的系统。连接介质和传输线路一样，起到信息的输送和设备的连接作用，连接介质‘的种类很多，可以是电缆、光缆、双绞线等“有线”的介质，也可以是卫星微波等“无线”介质。
计算机网络必须实现计算机间的通信和计算机资源的共享，因此它的结构，按照其功能可以划分成通信子网和资源子网两部分。根据硬件的不同，将它分成主机和通信子网两部分也是正确的。
由于连接介质的不同，通信协议的不同，计算机网络的种类名目繁多。但一般为讲，计算机网络可以按照它覆盖的地理范围，划分成局域网（LAN）和广域网（WAN）。局域网一般指分布于几公里范围内的网络，常见的局域网有校园网、楼宇网等；广域网则在分布范围很大的区域内提供数据通信服务。被称为国内网的如中国公用分组交换网（APAC）、中国公用数字数据网（ADDA），以及建设中的国家教育和科研网（et）等都属于广域网，建设好的ET也将是一个广域网。
从一个组织机构的信息系统角度来看，将网络分为网际网和内部网也大致正确，这就是目前被高度重视的Ira模式。
（2）I的概念与服务
&CPIP通信协议通信的数百万台计算机和数万个计算机网络的网络联合体。所以网络管理者都同意遵守有关网络通信与信息分享的通用规则。单个终端用户是这些分散网络的成员，他们通过所加入的特定网络访问I的信息。目前I联合体（ISOC）有遍布200多个国家的数千万用户在进行通信。I由ISOC管理，它实际上是一个有关参与者的国际联营自愿者组织，他们被称为I的“看护人”，采取分散化的用户自我管理方式“看护”着庞大而充满活力的全球信息通信网络。其中体系结构委员会解决有关I的标准、网络信息、网络地址等方面的问题；另一个委员会工程任务组织处理I操作中的日常问题。所以，I与其说是一个网络，不如说是网络成员操作者共同使用的确保国际通信设置标准的一套规则。I主要向用户提供各个连接节点主机资源的使用，其使用方式有电子邮件、新闻公告、远程登录、文件传送、文件浏览等。
&的主要特征有以下四点：
——I是一个国际的计算机通信网络，它联接各种各样的网络。
——TCPIP协议就是ICPIP是网络互联的基础，没有TCPIP协议的支持，这个巨大的网络没法统一动作。凡是遵守TCPIP标准的计算机网络按一定规则都可以连入I。
——I是一个具有透明性的网络，这是说，虽然在I上通信的计算机和公用通信网千差万别，各国的公用通信网也不尽相同，但人们不用了解其内部结构及其工作过程即可使用，这种特性就叫做“透明性”。
——从经营管理的角度来讲，I是一个用户的网络。I中各计算机网和计算机是由用户来管理的，公用的通信网则由经营者来管理，而I没有统一管理的机构，I网上的功能、服务都是由用户分别开发、经营和管理的。它允许任何组织和个人成为网上信息发布人，而I为这种信息发布提供了免费或廉价的实现方式。
网络协议（protocol）是为了使网络中的不同设备能进行数据通信而预先制定的一整套通信双方相互了解和共同遵守的格式和约定。拿电报来做比较，在拍电报时，必须首先规定好报文的传输格式，多少位的码长，什么样的码字表示启动，什么样的码字表示结束，出了错误怎么办，发报人的名字和地址怎么表示等。这种预先定好的格式及约定就是协议。
TCPIP协议是为I互联的各种网络之间能互相通信而专门设计的通信协议。
——TCPIP的作用。Tter的异种网络和不同设备之间能够进行正常的数据通信。只要各种网络遵守TCPIP协议一般就能相互之间通信；I采用了一种统一的、有效的地址模式，这使得在I中的每一个网络都有一个惟一、确定的地址来识别，不会产生混乱。
——TCPIP的分层结构。TCPIP具有一个分层的模型。协议的分层有利于软件的编写，因为分层以后将各层的任务和目的明确了，TCPIP协议分为4层，最上层是应用层，就是用户打交道的部分，用^户在应用层上进行操作，如做电子邮件，文件传输等。传输层，即TCP层，它的功能主要包括：对应用层传递过来的用户信息进行分段处理，然后在各段信息中加入一些附加的说明，如说明各段的顺序等，保证对方收到可靠的信息。接着是网间网层，即IP层，它将传输层形成的一段一段的信息打成IP数据包，在报头中填入地址信息，然后选择好发送的路径。最底层是网络接口层，网络接口层负责与网络中的连接介质打交道。整个过程就像是写一封信，应用层写好信件，传输层将信件装入信封，网间网层写好信封上的收信人姓名和地址，网络接口层负责将它投寄出去。
——网络的互联。各种网络之所以能互联起来，TCPIP协议发挥了核心的作用。从TCPIP的分层结构来看，可以很容易地理解网络互联的实质。互联就是不同协议的转换。这种协议的转换必须在相同的对应层之间实现。
&的信息服务方式主要采用一种客户机／服务器的工作模式。客户机／服务器其实是计算机的一种应用模式，这种模式和顾客与商家的对应关系很相似。在计算机网络中，服务器起到核心的作用，根据服务器在网络中所起的作用，可以把服务器分成文件服务器、打印服务器、通信服务器等几种。顾名思义，文件服务器就是将它的硬盘资源提供给网上用户进行文件的操作、应用软件的运行等，打印服务器接受用户的打印要求，通信服务器则专职负责网络间的通信任务。客户机就是共享网络资源的计算机。在I中，大部分的服务都是采用客户机及服务器的模式提供的。当用户从一台服务器上得到某方面的信息时，应该明确，所得到的信息不一定是直接从这台服务器的数据库中取出来的，很有可能是从别的服务器那里取来再送到用户手中的。所以客户机与服务器的概念是相对的。
&主要提供下列服务。
——orldeb。它是基于I的，由软件和协议组成的全球分布式信息网络，换言之，即全球资讯网。它采用客户机／月艮务器的工作方式，用超文本技术链接分散于I上的站点中的多媒体信息。常规文本是由每一页的静态信息构成的，而所谓超文本是指不同文本间的内部动态链接。它使得用户可在网上对其所追踪的主题从一个地方的文本转到另一个地方的另一个文本，从而访问遍及世界的该主题信息，即通过交互式图形界面，在网上漫游。软件主要由服务器和客户端构成。服务器端提供服务器软件、服务端人口软件，服务器将信息组织成分布式的超文本，根据客户端发来的请求，提供所需的文本、主页的超文本链接，以引导用户找到所需信息资源。客户端包括浏览器软件、客户端人口软件（proxy）等。主页（homepage）是每个站点的“门面”，是通过在I上建立的该站点的图形界面来体现的，企业等部门用其作为提供服务的象征和信息服务出口，而用户将其作为了解的对象和获取信息的入口。
——浏览器。浏览器是建立与服务器连接，读取超文本文档，并将其显示在用户计算机上的软件系统。浏览器为用户提供基于超文本协议（http）的用户界面。其主要作用是使用一个超始通用资源定位符（URL）获得一个Web文件，并将文件显示出来，当用户选择另一个超文本链接时，这个过程重新开始。最著名的浏览器有savigator和微软公司的IExplorer等。