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6。统筹安排提高时间利用率

著名的数学家华罗庚曾经写过一篇文章《统筹方法》，在讲述统筹方法的时候，他提到了一个日常生活中非常常见的例子：沏茶。华罗庚对该场景进行了设定：没有开水，开水壶、茶壶、茶杯都要洗，还需要准备茶叶。

那么，当一切都需要进行准备的时候，我们应该如何安排所有的工作呢？或者说应该采取什么样的方法来安排工作，才能达到最节省时间的目的？按照一般人的安排，他们在做各种准备工作时，可能会按照常规的顺序去做，沏茶者会先洗开水壶，洗好茶壶、茶杯，然后拿茶叶，等到东西准备齐全之后，开始灌水，烧水，等水烧开之后开始泡茶。这便是我们日常生活中泡茶模式的整个流程。

还有一些人会选择先洗净开水壶，然后灌水，烧水。等到水烧开之后，立即洗茶壶、茶杯，接着取来茶叶泡茶喝。在这个流程中，沏茶的人对烧开水的时间进行了适当的调整，改变了原有的顺序。

以上这两种方法其实差不多，时间消耗基本上一致，这两种方法都是按照先做完一个环节再做另一个环节的顺序来进行的，这些工作流程看起来很合理，并不存在什么问题，但是如果想进一步提高效率，就会发现同样的工作，只要进行适当调整，那么完全可以节省很多时间。

具体的方法是，洗净开水壶，灌水，烧水，然后利用等待水开的时间，开始洗茶壶、茶杯，拿茶叶，等到水烧开之后，就可以直接泡茶喝。显而易见的是，这个流程比前两种烧开水的模式更好，原因很简单，这个流程更加省时，因为沏茶者成功利用烧开水的这段时间洗茶壶、茶杯，拿茶叶，而不是等水烧开之后再去做这些准备，这样就节省了时间。

想要更加直观地了解这一流程的优势，我们可以对每个准备工作设定时间。假设洗开水壶、灌水需要1分钟，把水烧开需要10分钟，洗茶壶、茶杯需要2分钟，拿茶叶需要1分钟，而泡茶需要1分钟。那么前两种方法一共需要15分钟，即将所有的工作时间直接累加起来就行，而最后一个流程则仅仅需要消耗12分钟。其实在整个沏茶的流程中，烧开水一直都是最重要的环节，这也是节省时间的主要因素，毕竟在烧开水的期间，我们完全可以抽出时间做其他事情。

在这个流程中，实际上就运用到了统筹方法，所谓统筹，实际上就是一种全方位的规划。举一个鲜明的例子，统筹如果应用在一个剧组中，就相当于某单位的办公室主任这个角色，从属于导演部门，该角色负责对整个剧的拍摄计划、拍摄内容进行安排，要跟每一个部门协调好：美术部门的场景能否顺利完工，演员是否到位，制片部门是否把场地联系好，搞清楚导演具体要拍摄多少天，先拍什么后拍什么。可以说，统筹是整个剧组中一个重要的角色，往往影响着整个拍摄计划。

虽然统筹更多时候涉及协调、安排，但这种安排往往涉及时间管理，因此它是时间管理的一种方式。事实上，统筹全局的关键问题，便是在于各个步骤如何安排，而分清哪些步骤能够并列进行，哪些步骤有先后次序，一旦按照特定的顺序做出合理的安排和调整，便能够合理统筹各项工作流程，从而达到节省时间，并提高工作效率的目的。因此可以说，统筹方法是一种安排工作进程的数学方法。

在日常生活和工作的时间管理中，我们同样可以运用到统筹方法来安排自己的工作。当各种各样的工作排满整个行程的时候，当一大堆任务摆放在眼前的时候，我们需要想出一个最合理的方式来进行合理安排，以期达到节省时间的目的。

比如，上周三老板将张先生叫去办公室，一见面就直接说：“你前天给我的那份报告我弄丢了，你那儿还有底稿吗？一会儿给我带一份过来。”

老板漫不经心地在办公桌旁绕了一周，然后补充道：“明天下午之前，帮我预订一张去往伦敦的机票。”

“还有，你一会儿通知一下杰克（市场部经理），让他记得参加明天早上的会议。”

“出门之后，先让人将这三十几份合同样本和一摞资料给我复印一份，顺便帮我买一杯咖啡。”

等到张先生准备出门时，老板又吩咐说：“一会儿记得找个师傅帮我把办公室的门锁修一下。”

在完成这些指令的时候，最不实惠的做法是，先给老板拿底稿，接着帮其预订机票，然后打电话通知杰克，再找人复印，最后外出寻找修门锁的师傅。这个流程基本上就是按照老板交代的先后顺序来做的，但是这种方法往往最费时间。

按照统筹方法来安排时间，那么最准确的时间安排应该是这样的：将合同样本和资料拿去复印（这个耗时比较长），然后在等待复印的过程中打电话通知杰克去参加会议，接着又在手机上帮助老板预订好机票，并且联系修门锁的师傅，完成这一切工作之后，立即出门帮老板购买咖啡，接着回到公司拿底稿，并将咖啡和复印件一起交给老板。和前面提到的沏茶工作一样，在这个流程中，张先生首先利用复印时间比较长的特点，联系了杰克、购买了飞机票，再出门将咖啡买好，这样就等于节省了这些任务原有的执行时间。其次，张先生把握了时间顺序和事情的重要性，弄清楚自己要先做什么，后做什么，保证不耽误要事。最后，张先生有效地避免了做重复的工作（往返于老板的办公室），实际上他到老板办公室复命时，已经一次性完成了所有工作：通知了杰克，订好了机票，找到了修锁师傅，提交了底稿，购买了咖啡，复印了文件，而不是每做完一件事就回去汇报。

在上述工作中，张先生把统筹方法运用得非常巧妙，有效地确保了时间得到最合理的利用，大大节省了时间。显而易见，统筹的工作就是把握每个流程，它像黏合剂和润滑剂一样，能够让流程走得更顺利、更高效。通过安排、协调各环节的工作，我们能够把时间更合理地掌控在自己手中。

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