第二十四封 效率化管理（第1页）
第二十四封效率化管理
一项解决问题的最佳途径，那就是团队精神。利用团队精神，可以让员工多年的经验充分发挥出来，这是成功企业经常运用的方法。
亲爱的小约翰：
让我感到欣慰，你已经做出决策为公司更换现代化设备，并且为此事忙碌奔波。你已经开始学会用行动来证明你的一切。又深知道如何进行一项计划而深思熟虑；同时也证明了你灵活地运用过去你在学校所学到的知识、以及这些年来你在社会上累积的经验，在这个决策中，你终于开始崭露头角，一展身手。这些都是你跻身成功之列的开始。
成功或者失败都是一件很平常的事，但是必须勇于面对，从中吸取经验和教训。确实，勇于承认发生了问题，是成为优秀的大人物的重要特质之一。感到特别遗憾的是，你至今尚未具备这种特质。我知道你一定不服气，想必你会反驳我：“当我失败时，我一定会承认！”我也希望如此。但愿我能活着看到你表现出此项特质，这样就不枉费我对你的一番教诲。
效率和利润是公司生存和发展的重要因素，在把这个问题告诉你之前，你确实已经浪费了许多宝贵的时间，也许是几天，也许是几个礼拜（你也浪费了许多钱）。每多一天，损失就越多。因此，对于这件事我们必须采取的对策，只能是依赖大家的团队精神，除此之外，别无选择。这些问题虽然是老生常谈，但却是绝对重要的，也是非常必要的。
在处理效率管理这个问题上，你必须深思熟虑地考虑对策，这样才有利于公司的发展。比如，在采用那种可以节约许多人力的设备以前，必须确定，我们是不是有足够的资金购买这些设备。如果没有足够的资金，那么，你必须以会计师的资格，以及通过从经营上学得的技巧，说服了银行，同意贷款给我们购买这套设备，因此，只要你说服了银行，现在你只需要提出所借贷资金的妥当的计划书就可以了。
随着社会的进步，在不远的将来，可以预见员工工资会随着产品价格的提高而增加。你如果使用现代化的设备，那么就不必为此事大伤脑筋了，因此，你只需要花费一笔固定的费用，不必再考虑到人员工资。不过，这样做的前提是我们能够继续经营。在追求效益和利润的今天，如果你一味地追求技术进步，购买设备的支出超过了我们所能负担的费用，一定会承担很大的风险，如果公司遇上经济大萧条，那么，我们就会被逼进失败的死角（这句话我已经向你提过326次，而且我会不厌其烦地继续提醒你一千次，直到你深表赞同为止）。
做任何事情都有一定的困难，不可能一帆风顺，经营一个公司也同样如此。你在刚开始管理我们的公司时，进行计划就遇上困难，太正常不过了，这完全是因为你对这个部门缺乏经验的缘故。尽管你很难下决定，但是，在潜意识中，你必须很明确的是在哪一个部门该买入哪一种机器，哪一个部门不应该买哪一种设备，这些都是可想而知的。或许，你还忽略了一项解决问题的最佳途径，那就是——团队精神法。
成本核算在效率管理中起着举足轻重的作用，很多公司的破产都与成本管理不善有着很大的关系，也常常容易被公司领导忽视。因而需要提醒你，在管理那些大部分工作必须借助人力的部门时，你应该请求那些担任成本核算的员工们的帮助，请他们把投入机器设备的最高成本、半自动化的成本，以及生产线成本互相进行比较，然后得出一个合理的解决方案，这样才能更好地管理好我们的公司。关于这方面，你如果还有其他疑惑，那么你应该和厂长商量一番，因为他一定明白，哪个部门实行自动化效果最好，哪种程度的生产量最具效率？其实，你最好找在现场负责的人帮忙比较合适，因为他们比厂长了解得更深入，所以他们能够提供给你更详细而值得参考的资讯。另外，听取质管部门方面的意见，一定也会对你大有帮助。当你分析过各方面资料后，弄清楚每一点，这样你就可以释然了。如果还有疑问，你可以四处巡视，听一听比任何人都了解机械的技工们的意见。他们会提供给你什么是最佳的机械以及制造高质量机械的公司等宝贵意见。
效率化管理不是固定的条条框框，也不是放之四海而皆准的法律条文，所谓的效率化管理，就是刺激部属活用头脑，凭借他们的经验，让他们提供最新的情报，听取他们的经验，让公司的整体发挥最大潜能。其实，这些都是团队精神的重要发挥。在效率管理中，让员工参与管理是最好也是最明智的做法，因为没有比被人要求提出意见更值得骄傲的事了，所以员工也一定乐意参与。特别是当个人知道自己的判断被尊重时，一定会更有干劲。员工是公司重要的支柱，你在任何时候都不要忽略了他们，要随时找机会表达你对他们的诚意。
先进的管理不是空洞的教条，必须科学地加以利用。想要收集对公司有用的意见，你必须具备敏锐的洞察力和谨慎的行动。然后将这些意见铭记在心，以免下一次再遇到类似无法解决的问题。你不妨奖励敢于提出意见的员工，以对他们提出意见的肯定，因为他们害怕提出意见而失去自己的利益。比如你的属下也许会由于这次购买设备，而猜测你是否要削减他们的薪水，或者裁减员工，这些疑惑不是没有根据的，你应该在开始进行计划时，就澄清一切。
站在公司的立场上，公司最关心的就是利润和效率。依我所见，你若想要减少员工，而又能够保持目前的成长率。首先你必须减少新招聘员工的人数，员工的职务也必须重新安排，这样才能够让公司效率最大化，因而就应该不会有任何人失业了。但是，由于最近的通货膨胀，员工的开支增加，于是大部分员工都希望能够加薪。如果我们能提高更高的生产效率，一定可以取得更多的市场占有率。于是，也就能够为员工加薪了。
分歧是难免的，当公司内部发生意见分歧时，你必须沉着、冷静，一定要稳住阵脚。如果你通过一项决议，决定采用技工而不采用监工的时候，站在上司的立场，你必须给监工一个圆满的答复，这样才能提高员工的积极性。
资金的使用是效率化管理的重要因素之一。资金的使用关系着公司规模扩大的成功与否，因为流动资金是影响公司规模扩大的决定因素。因此，你必须在资金使用前多加考虑。特别是在购买设备时，更要注意。你应多参考一些生产这种机器的公司，选择一个最适合的公司，选择一种最适合的生产能力的机器型号，这就是所谓的“效率管理最大化”的道理，。比如说我们的的装罐机和贴标签机，1分钟只能完成200个，你如果买了1分钟完成300个的封罐机就无法使用了。因此，均匀的调和生产线是非常重要的事，希望你能够使生产线保持雪佛兰的流线型，而不是林肯牌的线条。
先进的设备是提高效率的前提条件，当你要购买某种机器的时候，最好先参观生产这些机器的工厂，你不妨和技工、厂长一起参观，同时也可以彻底地解决你们所有的疑问。如果那种机械的性能并不像广告上说的那么好，你也可以直率地向销售厂表示出来，那么你受骗的机会就特别小，几乎没有了，他们也不可能因为你是外行而蒙骗你。
购买设备时，最好仔细地调查这套设备的折旧期限、零件购买的难易、经销商以及是不是提供售后服务等。在这段期间，你应该和有关人员再三商量。你必须要经常借助他们的智慧，因为他们是这方面的行家。所以举行庆功宴的时候，必须邀请他们。
我知道，一个决策能够可能影响公司的效率，特别是在新设备安装完成，开始试车的时候，也就是考验你们的决定是否正确的时候。此时，你可以和全体员工一起进行“评估”。要是他们知道选择正确，一定会为你发出欢呼。如果选择错误，当他们听到我责备你时，他们也一定能够了解是什么理由。当然，对于机器的好坏，你应该负起所有的责任。但是，员工们既然参与了你的购买决策，他们心中自然会有一份责任心，我无须责备他们，他们会主动感到内疚，在下一次的购买时，一定会提供给你最完善的资料（因为他们会自己想：“被董事长当作傻瓜，这种耻辱一定要洗刷。”）。
团队精神是效率管理的一个方面，如何利用团队精神，让员工积极地把多年的经验充分发挥出来。这是企业经常考虑的问题。公司的运作就好像在足球场上踢球，无论你个人的表现多么优异，最后能够获得成功的最大原因，却是由于全队充分发挥了团队精神使得士气高昂的结果。现实社会也是如此。
最后，我想提醒你的是，效率管理不是空洞的教条，也不是千篇一律的照搬照抄，必须灵活地掌握。要使得周围所有的人（包括我在内）全都感到满意，这是不太可能的。所以，只要大体上没有问题，你就可以放手一搏。
你的父亲
约翰·皮尔庞特·摩根