Part6 德鲁克说会时间管理的人才能成功（第2页）
卓有成效的管理者善于在行动前规划时间
【德鲁克语录】
懂得利用时间的管理者，可以经过规划而取得成果。
【活学活用】
一个成功者往往懂得计划时间。时间的价值非比寻常，它与我们的发展和成功关系非常密切。同样的工作时间、同样的工作量，为什么有时候我们总不能像别人那样在第一时间完成？计划时间，就是要制定目标，使自己明白自己是如何利用时间的。
1976年冬天，19岁的迈克尔在休斯敦大学主修计算机。他是一个音乐爱好者，同时也具有一副天生的好嗓子，对他来说，成为一个音乐家是他一生最大的目标。因此，只要有多余时间，他就把它用在音乐创作上。
不久，迈克尔又找了一个名叫凡内芮的年轻人来合作。凡内芮了解迈克尔对音乐的执著。然而，面对那遥远的音乐界及陌生的整个美国唱片市场，他们无计可施。
有一次闲聊，凡内芮突然从嘴里冒出了一句话：“想象你5年后在做什么？”迈克尔还来不及回答，他又说：“别急，你先仔细想想，完全想好，确定了再告诉我。”迈克尔想了想，开始说：“第一，五年后，我希望自己能有一张唱片在市场上发行，而这张唱片很受大众欢迎；第二，五年后，我要能天天与一些世界一流的音乐家一起工作。”
凡内芮听完后说：“好，既然你已经确定了，我们就把这个目标倒过来看。如果第五年，你有一张唱片在市场上，那么第四年，一定要跟一家唱片公司签约。那么第三年，一定要有一个完整的作品，可以拿给很多很多的唱片公司听，对不对？那么第二年，一定要有很棒的作品开始录音了。那么第一年，就一定要把你所有要准备录音的作品全部编曲，排练好。那么第六个月，就是要把那些没有完成的作品修饰好，然后让你自己可以一一筛选。那么第一个月，就是要把目前这几首曲子完工。那么第一个礼拜，就是要先列出一个清单，排出哪些曲子需要修改，哪些需要完工。”
凡内芮一口气说完，停顿了一下，然后接着说：“你看，一个完整的计划已经有了，现在你所要做的，就是充分利用时间，并按照这个计划去认真地准备每一步，一项一项地去完成，这样到了第五年，你的目标就实现了。”说来也怪，恰好在第五年，迈克尔的唱片开始在北美畅销起来，他一天24小时几乎全部都忙着与一些顶尖的音乐高手在一起工作。
从这个故事可以看出，制定目标，给自己计划时间，有多么重要。很多管理者总是抱怨时间不够用，然而，他们是否想到，给自己的工作制订一个详尽的计划，并且不断地充分按照计划的要求去执行呢？与其把时间浪费在没有用的争吵、抱怨、牢骚中，还不如制订自己的计划，立即行动起来。卓有成效的管理者往往都是时间管理上的精明者，绝不是在不知不觉间浪费时间的糊涂人。
提高工作效能的第一步就是做时间记录
【德鲁克语录】
管理者提高工作效能的第一步就是将那些被实际运用的时间做记录。
【活学活用】
在德鲁克看来，卓有成效的管理者都有善于做时间记录，并对这些记录每月定期进行检查。每次检查完记录之后，他们就会发现自己又曾在一些无关紧要的琐事上浪费时间。其实这就是一种管理时间的练习，只有通过反复练习才能学会有效地使用时间，也只有不断地练习才能避免时间使用的偏离。
福特二世的书桌上总是放着一张记录重要事件的卡片，他把它作为管理系统的中心：“每当我踌躇、犹豫的时候，我就会看着这张表，思考这件事情是否需要着手去办。”通常在福特二世的卡片上大约有20件事，包括电话、信件、传真，以及他口述的小段专栏文章。他说过：如果你用一个较为固定的记事本来记录你想做的事，那事情将永远搁置在那里。卡片能够时刻提醒他哪些事情还未办。
很多管理者还曾有这样的工作经验。每当分配工作给下属时，如果要求他们把所交代的事情记在工作计划表上；在随后的会议中，也应要求他们带计划表来开会，并以此作为推进报告的根据。那么，一般而言，团队的任何人都不会遗漏工作中的任何环节，并且知道哪些环节是异常重要的。
《菁华》杂志的主编苏珊·泰勒不但规划了自己的计划表，还给她的属下制作了日程表。在通常情况下，周末泰勒便躲到新英格兰的度假区去思考企业规划方案，读文章、报纸、杂志，理清头绪。当她星期一回到工作岗位后，总会带着重要人员的日程表，上面写有指派给每个人的工作。应该优先须知的事会有红色的记号，应该第一优先要做的事情则有两个记号。另外，完成工作所需的资料，例如名片或相关的信件等，都会附在日程表上。
有一位善于利用时间的经理则将部门的日程安排写在白板上，这样有利于随时根据事情的发展变化进行调整，改变事情的优先顺序，而且也让部属明白他如何看待一项企业计划方案的重要性。另外，还有一些人甚至会预估他们长期计划表上的每一个计划需要花多少时间完成，然后再利用周计划或月计划或年计划制定日计划。
《薪水阶级》月刊的主编黛博拉·沙蓝，她以归档方式规划每年、每月的时间安排。每月的前两周固定是写评论时间；在第三、四周则为其他活动时间，例如演讲，回复谢函，做公关联络并计划未来的时间。她总是预先计划未来一年的工作：几个月写本书、几个月开个研讨会，其余的两个月来安排尝试新奇的事物。沙蓝利用这种方式创作了数量惊人的作品，实现了充盈的人生。
做好时间记录，是为管理时间服务的。德鲁克说，要想进行卓有成效的时间管理，就需要找出自己的哪些活动是浪费时间、不产生效果的，并尽可能将这些活动从时间表上排除出去。把那些可以由别人来做的事情统统交给别人去做，将自己的时间完全集中于那些容易出经济成果的事情上。
管理者就要分清楚轻重缓急、要事为先
【德鲁克语录】
“这件事如果不做，会有什么后果？”如果答案是完全没有影响，那我们就不该再做这件事。
【活学活用】
德鲁克认为，立即删除毫无成果的工作，就需要管理者有要事为先的思维。管理者处理事情时要分清轻重缓急，重要的事情一定要摆在第一位来完成。唯有如此，才不会在工作中感到忙乱。最聪明的管理者是那些对无足轻重的事情无动于衷，对那些重要的事务无法无动于衷的人。
商业及电脑巨子罗斯·佩罗说：“凡是优秀的、值得称道的东西，每时每刻都处在刀刃上，要不断努力才能保持刀刃的锋利。”罗斯认识到，人们确定了事情的重要性之后，不等于事情会自动办得好，你或许要花大力气才能把这些重要的事情做好。始终要把它们摆在第一位，你肯定要费很大的劲。
安德鲁·伯利蒂奥是利用时间的“楷模”，他从来不浪费一秒钟的时间，只要时间允许，他就一定会拼命工作。所有知道他的人都说：“看，安德鲁·伯利蒂奥真是太会珍惜时间了！”人们都知道，为了能成为一名出色的建筑师，他拼命地想要抓住每一秒钟的时间。
每天，他把大量的时间用在设计和研究上。除此之外，他还负责很多方面的事务，每个人都知道他是个大忙人。他风尘仆仆地从一个地方赶到另一个地方，因为他太负责了，以至于不放心任何人，每一项工作都要自己亲自参与了才放心。时间长了，他自己也感觉到很累。
其实，在他的时间里，有很大一部分时间都浪费在管理乱七八糟的事情上。无形中，他增加了自己的工作量。
有人问他：“为什么你的时间总是显得不够用呢？”他笑着说：“因为我要管的事情太多了！”后来，一位教授见他整天忙得晕头转向，仍然没有取得令人骄傲的成绩，便语重心长地对他说：“大可不必那样忙！”
“大可不必那样忙！”这句话给了安德鲁·伯利蒂奥很大的启发，就在他听到这句话的一瞬间，他醒悟了。他发现自己虽然整天都在忙，但所做的真正有价值的事实在是太少了！这样做对实现自己的目标不但没有帮助，反而限制了自己的发展。
随之，安德鲁除去了那些偏离主方向的任务，把时间用在更有价值的事情上。很快，他的一部传世之作《建筑学四书》问世了。该书至今仍被许多建筑师们奉为“圣经”。
做任何事情都要有计划性，要分清轻重缓急，然后全力以赴地行动，这样才能获得成功。很多管理者总是看重紧急事务而对关系重大的事务反应木然。只有学会对事情进行分类并排序，才能从众多工作中提出重点，以要事优先的原则来处理事务才能实现管理上的高效，促进整个企业的高效运转。