四挡 领跑拥有更大的时间自由度（第3页）

一提到领导，很多人脑海中马上就会浮现出他们开会时的样子。有人说公司里最浪费时间的就是管理者和会议，似乎管理者很喜欢开会，而且很喜欢用低效、没意义的会议来占用大家伙儿的时间。

可以说，公司里大部分会议都是不必要的，因为管理者根本就没搞清楚开会的目的是什么。

开会是用来解决问题的！就是这样！没有第二个理由！

如果你想告知团队一件事，发邮件就好；如果你想公开表彰谁，发邮件就好；如果你想询问大家某个具体问题，发邮件就好；如果你想批评某人，找那个人单独谈，别老想着杀鸡儆猴；如果你自己有什么事情不清楚的，就先好好想清楚，谁能帮你就去找谁，不用一下叫上好几个人，浩浩****地前往会议室，这是对团队时间的极大浪费。一个十人组长达一小时的会议，就将占用整个团队十小时的工时，难道管理者就真的想不出把这一成本压缩在一小时以内的方案吗？也许是他们就是喜欢开会，把这当成团队建设，享受其乐融融的感觉；也许他们就是寂寞，通过开会来找人陪伴；也许他们真的没事做，只有开会才能体现自己的价值。总之，他们没有优先考虑效率。

如果一个管理者是希望通过开会来发现问题、解决问题，那么他算是进入正轨了，但是问题的发现并不需要通过开会来实现，只有解决问题需要。

团队待处理清单

发现工作中的问题是解决问题的前提，的确是作为管理者最重要的工作之一，一部分问题会从前面提到的计分卡上的数据浮现出来，而另一部分问题，则必须依靠团队成员的反馈。

问题随时随地都可能出现，所以应该随时进行收集，而不是靠一次开会来汇总，这样效率是很低的。还记得在“二挡”里提到的待处理清单吗？它可以被看作个人问题的收集工具，对于团队，你同样应该建立一张待处理清单来收集大家的问题，只不过这张待处理清单是由团队成员共同维护的。每个人都可以浏览这张清单，并且在发现问题时在清单上做记录，这份清单就是你开会时的会议议程，而解决这些问题、做出决策才是会议真正的目的。

工具很简单，真正的挑战在于要建立一个宽松开放的工作环境，能够让大家畅所欲言，而不是用你的权威压制团队的表达。

公司里常见的会议模式就是一个领导坐在前头侃侃而谈，而其他人闷不作声。这很有可能是管理者习惯性地对发言进行评价所导致的。要想让每个人能够敞开心扉，整个团队应该认真倾听发言者的观点和理由，不去判断对错、不去评价好坏，听进去、记下来，就够了。当人们感觉发言是安全的，自己的发言能够得到重视，能够引发有意义的思考，能够给团队带来积极的进步作用，人们才会更愿意去贡献自己的智慧，也只有这样，才能真正收集到有价值的问题。

议事流程

问题收集机制建立起来，就可以高效率地开问题解决会了。开会的频次取决于问题的多少，也许每天都需要开，也许一周一次，也许十天一次。每次开会确保待处理清单上的问题都被清空。

为了保证会议效率，你应该严格遵照以下流程来处理每一个问题：

第一步，由问题的发起者快速向团队解说问题，确保团队成员可以有共同的理解，以便进行下一步判断。

第二步，判断这个问题是否需要尽快得到解决，如果不需要，就暂时从清单中画掉，以后再找时间做探讨。

第三步，判断这个问题是否需要团队讨论才能解决。只有涉及团队间协作的问题，才需要集中所有人的智慧，进行讨论来完成。事实上，大部分问题都不需要讨论，一个人就能够制定解决方案，即使需要讨论，相关的两三个人聚在一起开个小会就够了。

第四步，确定问题解决的负责人，在给定的时间内由他来提供问题的解决方案。如果需要讨论，也是由他来协调相关人员进行讨论。当一个问题确定了负责人，就意味着这个问题的处理已经结束了，把问题和处理结果记下来，形成一张新的问题解决清单，作为管理者，你负责追踪和推进清单上所有的问题都按时收到了解决方案，并评估解决方案的可行性，适当进行调整，然后确定方案并通报团队。

实践一下你就会发现，整个的会议过程，每个人都在参与，每个人都是对等的。管理者更多的是在扮演主持人的角色，确保会议按照流程快速进行，确保每个问题都处理得当。与公司里常见的那种只有吐槽却没有解决方案、没有实际进展的会议相比，这种会议不但效率更高，而且对于团队不断克服困难向前进步有着巨大的推动意义。

流程！流程！流程！

“兵来将挡，水来土掩”，可能解决问题的状态并不是最佳的，管理者的重要职责是发现可能引发问题的原因，提前预见可能发生的问题，并通过制定合理的工作流程来避免问题的发生。

很多公司里的员工做事毫无章法，随心所欲，时间一长就会埋下效率低下、有始无终的隐患。只有坚持按照流程去做事并且在实践的过程中不断优化流程，才可能避免责任不清、相互推诿的混乱局面。开会有开会的流程，该流程保证了开会的效率，一个公司的其他方面，如人事、市场、销售、运营、财务等，都应该建立自己的流程。

为了让你的团队可以更好地工作，并和其他部门更好地协调配合，你应该确定各种工作场景并相应地编写流程文件。不需要长篇大论，用精练的文字传递出做事的基本步骤即可，并不需要把每一个细节都描述清楚。更重要的是要确保相关人员认真遵循工作流程，不要跳步。

比如以下是一个招聘面试的工作流程。

不用太担心很多具体的细节，有了这个流程就比没有强，具体的细节可以此为基础再逐渐地去补充。当人人遵守工作流程，一个靠谱的团队就形成了。这样的团队，每个人都清楚什么时候会发生什么事情，每一个团队的成员都可以更好地安排自己的时间，不会被各种各样不靠谱的情况打断工作。

家庭管理小贴士：

对于家庭教育，流程也是必不可少的。要想让孩子养成好的习惯、做事情有条理，就应该和他一起去编制做每一件事情的流程，小到洗手，大到完成作业，让孩子每一天在规律中感受到成长和进步。

4。领导力即效率

以上这些管理方法都来自我曾在三家世界500强公司工作以及在一家企业咨询公司做咨询顾问的实践经历。当你的自我管理达到瓶颈时，只有通过领导团队来使自己的效能持续扩大。总结下来，优秀的领导者都具备以下五个方面的能力：

（1）简化。让团队的组织变得简单，运营的规则、沟通的方式、流程、系统、信息都要变得简单。大多数公司都倾向于搞得很复杂，而实际上一个团队，只有通过简化才能获得成长，这符合了“少即是多”的理念。

（2）分摊。你要根据团队中不同人的天赋和技能，把任务合理地分摊给别人，来提升自己的能力。只有把一部分事情派给别人，你自己才可能气定神闲地指挥。而你的指挥能力的提升，能够使团队整体得到进步。这需要你学会放手，很多工作曾经是你亲自做，现在必须要由别人代劳。

（3）预测。对未来趋势的把握、对公司整体发展方向的理解、对团队愿景的规划，我认为这是最关键的能力，这要求你有充足的时间去学习和思考，站得要比别人高，看得要比别人远。

（4）梳理。有时事情并不需要你亲力亲为，但是做事情的流程需要你亲自来梳理。系统地梳理工作流程可以帮助你把其他四个方面的能力充分地发挥出来。

（5）组织。构建团队的组织结构，明确岗位职责。

学习到这里，你已经有能力激发自己的最大效能了。但是我希望你认识到人无论怎么做，都是会有瓶颈的，你总会触碰到自己的“天花板”。有时，效率不在于我们做了什么事情，而在于我们做了什么决定。一念之间，人生的效率就可能差出十万八千里，因此，你应该继续加速，拉到五挡，走在人生的高速路上。