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112。签约仪式
签约仪式虽然时间不长,但代表着双方相互关系取得了更大的进展,涉及各自的权利和义务,需要以合同的形式来约束彼此,因此是商界人士非常重视的一项仪式,需要认真筹办。
主方人员首先会同有关各方一道指定专人,共同负责合同的定稿、校对、印刷与装订。合同文本,应以精美的白纸印制而成,按大八开的规格装订成册,并以高档质料,如真皮、金属、软木等,作为封面。
若是签署涉外商务,还要根据国际惯例,同时使用各方法定的官方语言,或是使用国际上通行的英文、法文,并确保用语的准确,不要望文生义或不解其意而乱用词汇。
签约前先布置好签约厅。一般在会议室、会客室来举行,或者准备专门的签字厅,总的布置原则是庄重、清净、整洁。根据我国的签字桌规范,应将一张长方桌横放于室内,桌上铺设深绿色的台布。桌后放两把椅子,作为双方签字的座位,面对正门主左客右。座位上摆着各自的签字文本、文具。双方代表面前摆一个旗架,悬挂国旗。若是国家之间或同外商签约,应将各自国家的国旗插放在该方签字人座椅的正前方。
签约时,参加这次谈判的全体人员都要入场,大家共同进入会场,相互致意握手,一起入座。同时,双方还都要设置助签人员,分立在各自一方代表外侧。助签人员的工作是协助签字人员打开文本,用手指明签字位置。双方签字后,由助签人员互相交换,签约代表再在对方文本上签字。
对于与会的其他人员,要考虑好座次礼仪。正规的做法是,客方签字人在签字桌右侧就座,主方签字人则应同时就座于签字桌左侧,其他人按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座,或者根据职位的高低按一定的顺序站立于己方签字人的身后。若一行站不完时,可以按照第一行顺序且遵照“前高后低”的惯例排成两行、三行或更多行。
双方互换文本签字后,相互握手并交换各自一方刚才使用过的签字笔,以示庆祝和纪念。有时还在签字后共举香槟酒,以增添喜庆的气氛。
若是签署多边合同,一般只有一个签字椅。各方签字人签字时,须依照有关各方事先同意的先后顺序,依次上前签字,助签人应随之一同行动。助签人根据“右高左低”的规矩,站立在签字人的左侧。同时,其他人员按照一定的序列,面对签字桌就座或站立。
此外,所有与会人员还须穿正装以示正规。男士可穿具有礼服性质的深色西装套装、中山装套装,佩戴单色领带和穿白色衬衫与深色皮鞋。女士可穿西装套裙、旗袍等,发式应端庄大方。
行动总结
签字仪式是销售工作中非常重要的一个环节,千万不要以为都要签字了,就粗心大意,煮熟的鸭子也是会飞的。