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§四、管理费用“吃掉”公司不少利润

安源股份是一家上市能源类股份有限公司，主要以煤炭生产、洗选加工为主，主要煤种有主焦煤、气肥煤、13焦煤、无烟煤、瘦煤等，煤炭产品有冶炼精煤、动力精煤、洗混煤、混煤、块煤等，年产煤炭900万吨。非煤产品和业务主要有客车制造、浮法玻璃生产、玻璃深加工等。公司实际控股方为江西省煤炭集团公司，隶属于江西省国有资产监督管理委员会。公司2008年发生亏损，表7-7左半部分是安源股份2007年、2008年部分财务数据，请分析亏损原因是什么。

我们可以首先计算安源股份各项成本、费用项目占营业收入的比重，见上表右半部分。从表中数据可以看出，安源股份2008年与2007年相比，营业成本、营业税金及附加等占收入的比重基本没有发生变化，营业费用占营业收入的比重还有所下降。但是，管理费用占营业收入的比重增加较大，从2007年的占比8。36%上升到2008年的占比12。12%，上升了3。76个百分点。在营业收入2008年绝对额比2007年减少24039（99545-123584）万元的情况下，2008年的管理费用比2007年增加了1714（12074-10333）万元，进一步压缩企业的利润空间，导致安源股份2008年发生亏损。

管理费用是企业非常庞杂的一项费用，金额也比较大，通常占到企业收入的10%甚至更多，控制好管理费用能大大扩展企业的利润空间。

1．管理费用的主要内容

管理费用是指企业为组织和管理生产经营活动所发生的各种费用。如企业的行政管理部门在经营管理中发生的公司经费（包括行政管理部门职工工资、修理费、物料消耗、低值易耗品摊销、办公费和差旅费等）、工会经费、待业保险费、劳动保险费、聘请中介机构费、咨询费（含顾问费）、诉讼费、业务招待费、房产税、车船使用税、土地使用税、印花税、技术转让费、矿产资源补偿费、无形资产摊销、职工教育经费、研究与开发费、排污费、存货盘亏或盘盈（不包括应计入营业外支出的存货损失）。

针对管理费用的管理，应采取“预算控制、控制关键点、控制流程、控制方案”四位一体的控制方法，以细化对管理费用的全面控制。

2．管理费用的控制起点：做好预算

作为总经理，要控制好管理费用，应该首先对企业管理费用的开支情况做到心中有数，管理费用预算的编制见下表7-8。在具体编制时，总经理应以上年同期数据为基础，考虑本年的发展战略，对管理费用进行预算，然后根据该预算对下一年度的各项开支进行严格控制与管理。

3．管理费用控制重点之一：办公费

对于办公费用的管理，应从计划、权限审批和日常管理三方面进行。

（1）办公费用开支计划

企业行政办公费用由行政管理部门于年初拟定预算，由财务部门汇总、审核，经总经理审批通过后执行。

企业同时授予副总经理、部门经理对计划内费用开支的审批权限。

企业费用开支计划留有弹性，并根据实施情况做出调整。

原则上，各项费用开支不得超出年初预算的额度。

（2）审批权限及程序

计划内的企业办公费用开支应遵循如下审批程序（见图7-3）：

凡企业计划外开支，一律报总经理审批。

（3）日常办公用品费控制

办公用品购买实行季度申报制。每个部门将所需的日常办公用品，于每季初前填写《办公用品购买申报单》交行政管理部，由行政管理部汇总，报财务部、总经理审核批准后统一购买，发放时要进行登记。

各部门急需或特殊的办公用品，经批准，可自行购买。一定价位以下的办公用品，应由行政管理部经理批准。超过一定价位的办公用品，应由分管副总批准。对于印刷费用、图书资料费用、维修费用及其他行政管理费用的控制也应按此规定进行。

办公费用一律凭完备的《办公用品购买申报单》及上述图7-3的相关手续办理。

4．管理费用控制重点之二：差旅费

企业的差旅费用少则数十万元多则几十亿元，已经成为企业财务报表上排名前三位的可控支出。但企业差旅费用的管理还停留在原始阶段，从票据的核查、审批到报销，占用的人力、时间成本还未纳入到企业管理效率的考核范畴。

（1）传统的差旅费管理制度

传统的关于差旅费的管理，重点主要在于差旅补助管理和报销流程方面。

差旅费用补助方面，目前较为流行的做法是实行包干制，比如市外出差，每人出差补助为300元天（包食宿）。往返交通费按实报销，但不得乘坐出租车（特殊情况除外）。出差天数按实际出差在外的天数计算，上午12:00前出发的可享受全天补助；12:00后出发的，当日不能到达目的地的，可享受半天补助；12:00后出发的，当天到达目的地并住宿的，可享受全天补助。

在报销流程方面，一般规定公司员工出差返回后应在三个工作日内报账，报销程序与图7-2所示类似，报销人员应先从财务处领取差旅费报销单，将各种票据按时间顺序及财务规定粘贴在报销单背面，然后由各主管部门经理审签和公司财务部门审核，并送交总经理审批，最后交由出纳人员核对后，方可报销。所有报销票据必须是合法、有效的发票。特殊情况下，购买货物金额较小，不能取得合法、有效的发票，需开有效的收据。所有发票或收据的报销，必须将原始票据粘贴整齐，时间、地点明确，业务内容完整，金额计算正确，大小写相符，字迹清晰可认，签章齐全，合法、有效。

汽车费用（包括油费、过路费，修理费用等），经手人需填写经费支出单，交由办公室主管登记，报销流程与差旅费报销相同。